La stratégie de gestion des dépenses de CGI se traduit par des économies de taille pour l'État du Delaware

« CGI offre une stratégie complète d'approvisionnement. Au départ, la solution PRISM^MD nous a aidés à comprendre nos achats et, maintenant, elle nous fournit la transparence essentielle pour surveiller la conformité à nos contrats. »

Gloria Homer, Ancienne secrétaire des Services administratifs,
État du Delaware

Aux États-Unis, le resserrement accru des budgets et l’effort des représentants élus visant à garantir que l’argent des contribuables est géré et dépensé avec efficience incitent les gouvernements des États à rechercher des moyens de faire beaucoup avec peu d’argent. En partenariat avec l’équipe des solutions de gestion des dépenses de CGI, le trésorier de l’État du Delaware, Jack Markell, a piloté un projet novateur pour le compte du gouverneur Ruth Minner, qui a réformé la méthode d’achat de biens utilisée par l’État.

Le défi
Voulant prévenir une crise financière au sein du gouvernement, le Delaware avait besoin d’une stratégie novatrice pour économiser l’argent de ses contribuables. Comme solution de rechange à la hausse de taxes et aux coupures de personnel, CGI a proposé d’obtenir du Delaware la permission d’étudier le processus d’acquisition de biens et de services de l’État et de déterminer des moyens de coordonner les achats grâce à la collaboration des divers organismes gouvernementaux. L’accroissement de l’organisation et du pouvoir d’achat rationaliserait les processus, augmenterait l’efficacité et, qui plus est, permettrait d’économiser de l’argent.

Le projet de gestion des dépenses à étapes multiples de CGI réalisé pour le Delaware portait sur l'analyse et l'évaluation des dépenses, la mise en œuvre d’un approvisionnement stratégique, la transmission des connaissances et la mise en place d'une solution de surveillance de la conformité et des économies.

La nature même du projet a, bien sûr, suscité des enjeux, car l’État n’avait pas les processus, les outils et la technologie nécessaires à la mise en œuvre de la solution. En outre, comme le Delaware était le premier État à adopter les techniques de gestion des dépenses, ses préposés aux approvisionnements avaient besoin d’un programme de formation complet en la matière afin de poursuivre la mise en application des meilleures pratiques dans la gestion des dépenses.

La stratégie
CGI a commencé le projet par l’analyse et l’évaluation des processus et des dépenses à l’échelle de l’État. Se concentrant sur les économies potentielles, elle a examiné les méthodes d’achat, les politiques d’approvisionnement, les codes et procédures, le coût des contrats d’achat de biens et services, l’organisation du Service d’approvisionnement et la possibilité d’accroître les connaissances des acheteurs. Elle a mené l’étude dans 23 organismes gouvernementaux, quatre universités et 19 districts scolaires primaires et secondaires.

Le logiciel exclusif de segmentation des dépenses PRISM^MD de CGI était l’outil clé dont le Delaware avait besoin pour gérer efficacement son approvisionnement. La solution permet la transparence des dépenses dans l’ensemble des organismes, des districts scolaires et des établissements d’enseignement supérieur. Grâce à ses algorithmes exclusifs de mise en correspondance, PRISM^MD rassemble les données financières brutes des multiples systèmes financiers de l’État et les convertit en données d’achat utiles. Le logiciel a permis aux gestionnaires de contrat de l’État de repérer, dans l’ensemble des divers organismes gouvernementaux, des secteurs potentiels pour la consolidation des contrats, au besoin.

« Pour les États, comme pour bon nombre de grandes entreprises, il peut s'avérer difficile de trouver des secteurs où les dépenses se chevauchent. Cependant, si quatre différents organismes ont des contrats individuels avec le même fournisseur, nous pouvons immédiatement, grâce à PRISM^MD, les repérer et les regrouper, en incluant leur volume, dans un contrat plus important offrant de meilleurs prix et comportant de meilleures modalités », affirme le trésorier de l'État, Jack Markell.

Après l’étape de l’analyse et de l’évaluation, CGI a mis en œuvre un approvisionnement stratégique pour 25 catégories, y compris le matériel informatique, les cellulaires, les défibrillateurs, les fournitures électriques, le matériel de laboratoire, le mobilier, la main-d’oeuvre temporaire, les baux municipaux, les AP Review, les services professionnels en TI, les services de traitement médical à domicile, le traitement des ordures ménagères et les munitions.

En outre, CGI a déployé sa solution de surveillance de la conformité et des économies pour repérer les économies réelles, chaque mois, et éliminer les non-conformités. L'application, qui utilise quelques-unes des technologies PRISM^MD, a permis à l'État de détecter des achats non conformes et d’assurer la conformité aux contrats. Dans le cadre du projet, CGI a également donné une formation aux préposés aux approvisionnements de l’État sur la façon d’effectuer de façon indépendante la fonction de surveillance. « CGI offre une stratégie complète d’approvisionnement, a déclaré M^me Gloria Homer, ancienne secrétaire des Services administratifs du Delaware. Au départ, la solution PRISM^MD nous a aidés à comprendre nos achats; maintenant, elle nous fournit la transparence essentielle pour surveiller la conformité à nos contrats. »

CGI a également organisé, à l’intention des professionnels en approvisionnement, une série de séminaires de formation portant sur tous les aspects de l’approvisionnement stratégique, à partir de la modélisation des données en format Excel jusqu'à la conformité aux contrats et aux procédures de surveillance des économies. De plus, l'équipe a travaillé avec le personnel du Delaware pour adapter un processus d'approvisionnement stratégique que celui-ci pourrait utiliser pour aller de l'avant.

La technologie

• Logiciel PRISM^MD de CGI

Les résultats
Durant le projet, CGI a fait économiser 20 millions de dollars (13,5 %) à l’ensemble des organismes, des districts scolaires primaires et secondaires et des universités qui y participaient. Elle a également contribué à la mise en application de plusieurs recommandations en matière de procédures et de politiques, y compris une nouvelle législation qui permettrait l’approvisionnement de l’État au moyen de ventes aux enchères et l’établissement de rapports normalisés, exigés pour tous les fournisseurs ayant passé contrat, afin de réaliser avec précision le suivi des coûts et des achats.

Le Delaware a intégré bon nombre de changements aux procédures qui avaient été proposés et gérés par CGI au départ. Les gestionnaires de contrats du Delaware ont eux-mêmes épargné 3,4 millions de dollars additionnels pendant les mois qui ont suivi la fin du projet, en mettant en pratique les techniques qu’ils avaient apprises durant le processus de transmission des connaissances. Ils ont été habilités à surveiller les économies réalisées dans le cadre de leurs achats; de plus, l’État fixe désormais des objectifs d'épargne pour son approvisionnement. Il s’agit là de deux recommandations de CGI. Le Delaware a également adopté une législation pour permettre l’approvisionnement de l’État au moyen de ventes aux enchères.

Grâce à son programme de communications, CGI a aidé à faire en sorte que divers organismes du Delaware comprennent la valeur de l'initiative et se conforment au nouveau programme novateur. Le travail réalisé pour l’État du Delaware a amené plusieurs autres États à adopter des programmes similaires, pour économiser l’argent des contribuables et faire face à la crise budgétaire qu’ils subissaient.

Grâce à son travail pour l’État du Delaware, CGI a remporté plusieurs prix, notamment le 2003 Outstanding Program Award de la National Association of State Chief Administrators. Le National Institute of Governmental Purchasing (NIGP) a reconnu le projet « Partner$ in Procurement » du Delaware comme étant « l’innovation la plus remarquable réalisée par un État ». De plus, la Graduate School of Government de l’University of Pennsylvania a également reconnu le travail de CGI au Delaware comme faisant partie de ses « Distinguished Lecture Series », la qualifiant de « stratégie novatrice pour aider les États à mieux répondre à leurs exigences budgétaires. »