La solution sans fil de CGI permet aux acheteurs de GreenLeaf d'obtenir vite et facilement, grâce à leur ordinateur de poche, les données qu'il leur faut pour prendre des décisions judicieuses

« L'exploitation novatrice des technologies sans fil par CGI rapporte beaucoup à GreenLeaf. Non seulement le nouveau système a radicalement réduit nos coûts d'exploitation et grandement facilité le travail de nos acheteurs, mais il a aussi nettement contribué à améliorer notre compétitivité. »

Scott Spiek, Chef de l'information, GreenLeaf Auto

Le client
GreenLeaf Auto a été fondée en 1999, au sein de la Ford Motor Company, pour devenir ensuite une entreprise indépendante dont le siège social se trouve à Arlington, au Texas. Elle fournit à des ateliers de mécanique et de carrosserie de toute l'Amérique du Nord (États-Unis, Canada et Mexique) des pièces d'autos d'origine, recyclées et récupérées, qui sont reconnues pour leur grande qualité. Ses 26 établissements de recyclage et de récupération comptent parmi les plus vastes de toute l'industrie. Avec ses stocks de plus de deux millions de pièces destinées à toutes les marques et à tous les modèles de voitures (construites en Amérique du Nord ou ailleurs sur la planète), GreenLeaf arrive au premier rang mondial dans son secteur.

Le défi
C'est en achetant des véhicules retirés de la circulation (et jugés impropres à la conduite par les compagnies d'assurance) que GreenLeaf se procure les pièces très en demande, dont la récupération et le recyclage constituent son activité principale. L'entreprise compte une cinquantaine d'acheteurs chevronnés qui se rendent sur les lieux des encans aux quatre coins des États-Unis. Ce sont surtout les ateliers de mécanique et de carrosserie qui se procurent des pièces auprès de GreenLeaf. Ils y sont notamment incités par les compagnies d'assurance, qui ne manquent pas de faire valoir le grand avantage économique d'employer des pièces d'origine recyclées, plutôt que de commander des pièces neuves auprès des constructeurs.

GreenLeaf utilise l'application Pinnacle™, de Actual Systems of America ; il s'agit d'un type de système ERP s'adressant à l'industrie du démontage et du recyclage de pièces d'automobile. GreenLeaf fait appel à cette application comme système d'appui à la prise de décisions en matière d'acquisition et de vente de pièces d'automobiles, ainsi que de stockage et de gestion de grandes quantités de données, notamment sur les ventes et la demande. Les acheteurs de GreenLeaf avaient recours à un logiciel d'application spécialisé pour ordinateurs bloc-notes (PinPad) pour se brancher à distance au système Pinnacle durant leurs déplacements et y entrer des données sur les véhicules vendus aux enchères et les pièces qui semblaient récupérables. Le système leur renvoyait de l'information sur les types de pièces en demande, indiquant aussi la somme maximale à offrir pour chaque véhicule proposé.

Plutôt lourds et encombrants, toutefois, les ordinateurs bloc-notes offraient aussi une autonomie de fonctionnement souvent insuffisante (exigeant des rechargements fréquents). Les vendeurs ne trouvaient donc pas très commode de les transporter aux encans. Résultat : ils ne faisaient pas toujours la saisie électronique, pour téléchargement ultérieur dans le système Pinnacle, des renseignements diffusés avant l'encan sur les véhicules proposés (année, marque, modèle, état général). En outre, comme les ordinateurs ne se prêtaient pas aux communications sans fil, les vendeurs devaient en principe retourner à leur chambre d'hôtel pour se brancher au système Pinnacle par accès par ligne commutée chaque fois qu'ils avaient de nouvelles données à transmettre. Comme ils n'arrivaient pas à le faire systématiquement, les mises à jour de la base de données de l'entreprise manquaient de régularité et on ne savait pas toujours tout de suite quelles nouvelles pièces GreenLeaf pouvait offrir à ses clients.

Pour remédier à ces problèmes, bien des vendeurs choisissaient de téléphoner au centre d'appels de GreenLeaf, où un préposé notait les renseignements pertinents sur les véhicules, les pièces et leur acquisition, et en faisait la saisie dans le système Pinnacle. Ainsi, GreenLeaf s'est bientôt retrouvée avec un centre d'appels où pas moins de 20 préposés se consacraient exclusivement au traitement des appels d'acheteurs, toujours plus nombreux, et à la mise à jour de la base de données du système. De toute évidence, il fallait trouver une solution plus efficace et moins coûteuse.

La stratégie
Comme l'explique Scott Spiek, chef de l'information de GreenLeaf Auto : « Nous avons convenu qu'une solution sans fil permettrait à nos acheteurs d'accéder plus facilement et directement au système Pinnacle; ainsi, nous n'aurions plus besoin du centre d'appels. Nous avons alors sollicité l'aide de CGI, qui avait déjà réalisé des mandats de développement d'applications pour nous. Le plus récent d'entre eux consistait d'ailleurs à intégrer l'information de nos cinq systèmes Pinnacle régionaux en un seul dépôt de données centralisé. »

CGI a alors développé pour GreenLeaf une solution sans fil d'appui à la prise de décisions, qui fait intervenir trois principales composantes :

• Un « algorithme d'achat » qui facilite la prise de décisions en allant extraire des données de la base de données Pinnacle et en les analysant pour formuler ensuite des recommandations à l'intention des acheteurs.
• Une application Web pour utilisateurs itinérants, qui vient remplacer le logiciel d'application spécialisé PinPad et permet à GreenLeaf de transmettre ses données et ses recommandations d'achat directement à ses acheteurs grâce à des ordinateurs de poche.
• Une fonction de synchronisation grâce à laquelle les données envoyées par les acheteurs au moyen de leur ordinateur de poche se téléchargent dans le système Pinnacle de façon qu'il y ait une mise à jour automatique de la base de données.

« La formule du développement outre-mer peut donner d'excellents résultats ou, au contraire, mener à l'échec. Dans ce cas-ci, souligne Scott Spiek avec enthousiasme, nous pouvions compter, à CGI, sur un gestionnaire de projet capable d'assurer un travail impeccable de la part de toute l'équipe. Ainsi, nous avions là une solution parfaitement adaptée à nos exigences et aux modalités contractuelles forfaitaires pour le moins serrées que nous avions négociées avec CGI. »

Durant le développement de la nouvelle application, la direction de GreenLeaf réfléchissait encore au choix des appareils sans fil convenant le mieux à ses acheteurs. Selon les fournisseurs de service sans fil qui seraient retenus dans diverses régions du pays, il faudrait peut-être employer différents types d'ordinateurs de poche. Pour s'assurer que l'application produite soit compatible avec n'importe quel type d'appareil, CGI a misé sur les outils Microsoft Mobile Internet, qui prévoient un cadre ainsi qu'une interface utilisateur universels.

Mais il y avait un défi encore plus important à relever : l'afficheur d'un ordinateur de poche est en effet beaucoup plus petit que l'écran des ordinateurs bloc-notes dont s'étaient servis les acheteurs jusque là. Comme GreenLeaf tenait à maintenir, ou même à accroître, la convivialité globale des échanges à distance, seule une véritable prouesse de conception allait pouvoir donner des résultats satisfaisants. On a donc réduit radicalement les proportions des pages et restructuré la présentation des données pour que tout tienne sur un afficheur d'ordinateur de poche – sans pour autant sacrifier le contenu immédiatement accessible aux acheteurs. Bien que la nouvelle application offre les mêmes fonctions que l'ancienne, bien des vendeurs n'avaient encore jamais eu recours à des terminaux mobiles de poche. Il leur a donc fallu un peu de temps pour s'habituer à l'afficheur compact et au stylet.

Avant le déploiement du nouveau système, on a fait appel à cinq acheteurs itinérants pour participer à un essai dont les résultats allaient non seulement aider GreenLeaf à confirmer son choix du meilleur fournisseur de service sans fil dans chaque région du pays, mais aussi permettre à CGI de combler toute éventuelle lacune du logiciel.

Interrogé sur la valeur ajoutée de cet essai, Scott Spiek souligne que « l'équipe CGI a fait bon usage des commentaires formulés par les participants, poussant encore plus loin son travail de réduction de la taille des pages de présentation et améliorant encore l'interface utilisateur. »

La technologie

• Outils Microsoft Mobile Internet et Visual Studio .NET
• Solution de base de données Microsoft SQL Server
• Système d'exploitation Microsoft pour Pocket PC
• Ordinateurs de poche sans fil de divers fournisseurs
• Services de télécommunications sans fil de divers fournisseurs

Les résultats
Des plus accablantes canicules aux froids sibériens des mois d'hiver, des hauteurs de l'État de Washington jusqu'à la pointe Sud de la Floride, les acheteurs de GreenLeaf Auto peuvent courir les encans sans encombre depuis qu'ils exploitent leur nouvel outil sans fil d'aide à la prise de décisions et qu'ils disposent toujours rapidement de toutes les données précises qu'il leur faut.

Scott Spiek le confirme : « Grâce au travail de développement effectué par CGI, notre nouvel algorithme d'aide à la prise de décisions répond beaucoup mieux à nos besoins que le précédent. En outre, depuis que nos acheteurs sont munis de leurs nouveaux ordinateurs de poche sans fil, ils contribuent plus régulièrement à la mise à jour de notre base de données. Nous disposons donc de renseignements plus récents et exacts sur nos ventes ainsi que sur la demande de pièces d'autos de la part de nos clients. »

Ainsi branchés sur des données et des fonctions plus avantageuses que jamais, les acheteurs de GreenLeaf ont une maîtrise plus complète du processus d'achat, ce qui leur permet de mieux travailler et de conclure de meilleures affaires. Tout cela se répercute sur les résultats financiers de l'entreprise. De plus, comme les échanges et les téléchargements de données se font désormais directement entre les ordinateurs de poche des vendeurs et le système centralisé, GreenLeaf prévoit réduire de plus de 50 % le nombre de postes de préposés à son centre d'appels. Il s'agit d'une économie importante au chapitre des dépenses d'exploitation courantes.

Comment Scott Spiek envisage-t-il l'avenir? « Appuyés par CGI, et forts de notre expérience dans ce projet, nous sommes prêts à intégrer l'usage du sans-fil dans d'autres domaines. Je pense notamment au système de gestion des stocks dont nous nous servons dans les établissements de recyclage où a lieu le démontage des voitures. »

« Même si notre secteur d'activité ne compte que deux entreprises d'envergure nationale, conclut M. Spiek, GreenLeaf doit rester aussi efficace que concurrentielle. Auparavant, certains de nos acheteurs passaient par le centre d'appels pour obtenir et transmettre des renseignements clés, tandis que d'autres utilisaient leur ordinateur bloc-notes, et que certains ne faisaient ni l'un ni l'autre. À présent, tous nos vendeurs exploitent une plate-forme sans fil commune. CGI nous a donc permis de réaliser des gains d'efficacité importants et de réduire notre personnel du centre d'appels, ce qui nous a procuré un rendement immédiat sur notre investissement. J'ajoute aussi que nous avons apprécié au plus haut point notre expérience avec CGI, qui a su respecter tant la portée que l'échéancier de livraison de la première version de l'application demandée. Mieux encore, les versions subséquentes ont encore accru notre productivité, dans une proportion que nous n'aurions même pas pu imaginer au début du projet. »