Grâce à la solution Momentum® de CGI Federal, USAID se conforme aux exigences du gouvernement les États-Unis en matière de meilleures pratiques de gestion financière

« En tant que partenaire clé de notre initiative de modernisation de la gestion financière, amorcée en 1999, CGI a contribué, avec sa solution Momentum, à concrétiser notre vision d’un seul système intégré à l’échelle de l’agence entière. »

Lisa Fiely, chef des affaires financières,
USAID

C’est en vertu de la loi sur l’aide internationale (Foreign Assistance Act) que le président John F. Kennedy a créé l’agence américaine de développement international (USAID) en 1961. Depuis ce temps, USAID appuie les politiques étrangères des États-Unis en favorisant la démocratie tout en améliorant les conditions de vie des citoyens de pays en développement partout dans le monde. Dotée d’un budget annuel de quelque 15 milliards de dollars, l’agence s’emploie à atteindre ces objectifs par ses interventions auprès des gouvernements de divers pays et son soutien financier à ces gouvernements, dans une perspective de croissance de l’économie, de l’agriculture et du commerce; de promotion de la santé et de la démocratie; de prévention des conflits et d’assistance humanitaire. Outre son siège social de Washington D.C., USAID gère près de 80 missions régionales aux quatre coins du monde : Afrique sub-saharienne; Asie et Proche-Orient; Amérique latine et Caraïbes; Europe et territoires dits « eurasiens ».

Le défi
La gestion financière et la comptabilité sont d’une complexité tout à fait exceptionnelle dans cette agence qui conclut notamment des contrats et des ententes avec des gouvernements de nombreux pays et leur accorde aussi des subventions. USAID collabore par ailleurs avec des banques locales du monde entier, débourse et gère des sommes dans une multitude de devises et coordonne des relations contractuelles avec des milliers d’organismes publics ou privés dans quantité de territoires étrangers.

Un facteur qui venait compliquer davantage la situation au début du projet est que le siège social et les missions de pays outre-mer n’utilisaient pas le même système de gestion financière. Près de la moitié des missions agissent pourtant comme centres de comptabilité locaux qui ont leur propre contrôleur assumant des responsabilités d’ordre fiscal relativement aux activités de l’agence. L’exploitation de ces nombreux systèmes rendait extrêmement difficile la compilation cohérente de données à l’échelle d‘USAID. C’était une longue épreuve pour l’équipe du siège social que d’extraire chaque mois, dans plus de 50 bases de données distinctes et géographiquement décentralisées, les chiffres nécessaires à la production de rapports exacts et unifiés.

Faute de système comptable fiable et de processus de gestion financière intégrés, l’agence éprouvait de sérieuses difficultés à assurer avec précision et ponctualité le contrôle de ses dépenses et de ses obligations financières, ainsi que la reddition de comptes connexe. Au bureau du vérificateur général, les experts se disaient incapables de se prononcer sur les états financiers d‘USAID.

De nouvelles normes fédérales de gestion financière sont également entrées en vigueur, dictées par une série de lois encadrant la reddition de comptes des agences au congrès ou à d’autres instances gouvernementales. Ces normes devaient permettre de prouver que les agences assuraient une gestion responsable, sur le plan fiscal, de leurs activités. Or, les partenaires d‘USAID ne se fiaient guère à l’information financière produite par les systèmes comptables alors en place, sachant que ceux-ci n’étaient pas conformes aux exigences du gouvernement des États-Unis.

Lorsque la direction de l’agence s’est rendu compte que son système de gestion financière présentait des lacunes importantes en vertu de la loi sur l’intégrité des gestionnaires financiers d’organismes fédéraux (Federal Managers’ Financial Integrity Act, ou FMFIA), il était clairement temps d’entreprendre une démarche de modernisation.

La stratégie
Après quelques tentatives infructueuses de développement d’un tout nouveau système maison et d’adaptation de systèmes en place dans d’autres agences ou ministères, USAID a conclu que la seule stratégie gagnante consistait à se doter d’une solution commerciale éprouvée. Elle a donc envoyé une lettre d’intérêt à d’éventuels fournisseurs, pour finalement retenir l’offre d‘CGI Federal parmi toutes celles qui lui avaient été présentées. La solution de gestion financière Momentum allait ainsi servir d’assise au nouveau système intégré de l’agence, et ce, partout dans le monde.

Non seulement cette solution répondait-elle aux exigences fonctionnelles et techniques figurant au cahier des charges d‘USAID, mais en plus, elle avait déjà fait l’objet d’essais concluants dans le cadre du programme d’amélioration conjointe de la gestion financière (Joint Financial Management Improvement Program). Conforme aux règlements du gouvernement fédéral, elle était même déjà certifiée par ce programme.

Comme l’explique Steve Crabtree, gestionnaire du projet Phoenix à USAID : « Nous avons choisi Momentum parce que c’est une solution expressément conçue et développée pour le gouvernement fédéral des États-Unis. Son architecture sous-jacente reposant sur les meilleures pratiques fédérales en matière de comptabilité et de gestion financière, nous savions qu’elle nous amènerait forcément à respecter ces pratiques sans pour autant chambarder tout notre environnement financier. »

C’est en trois étapes que s’est déroulée l’implantation de Momentum, dans le cadre d’un projet que l’agence avait baptisé Phoenix. Quelque 800 utilisateurs du siège social de Washington ont d’abord mis Momentum à l’épreuve, dans le but de s’assurer qu’elle satisfaisait aux critères d‘USAID en matière de fonctionnalité et de rendement. Durant cette première étape, qui a précédé l’implantation outre-mer, l’agence s’est donné pour priorité d’améliorer considérablement ses activités centrales de comptabilité et d’adapter ses états financiers aux exigences du vérificateur général.

« Dès le début du projet, souligne Steve Crabtree, Momentum s’est avérée conforme à toutes nos attentes, à toutes nos exigences – dans sa version générique, sans aucune modification. Elle nous a donc coûté beaucoup moins cher qu’une solution sur mesure, dont les frais de maintenance sont généralement élevés. Autre avantage : elle nous a aidés à transformer la perception que nos partenaires avaient de notre gestion financière, notamment au bureau du vérificateur général. Nous leur avons montré que les choses s’étaient bel et bien améliorées et que nous étions sur la bonne voie », ajoute-t-il.

L’implantation outre-mer de la solution Momentum a commencé par des projets pilotes au Pérou, en Colombie, au Nigéria, au Ghana et en Égypte – des missions représentatives du travail varié qui incombe à USAID ainsi que de la nature, de la portée et de la complexité des opérations financières d’USAID. Au cours de ces projets pilotes, l’équipe mixte CGI Federal-USAID a pu déterminer la configuration optimale du système, établir les meilleurs processus de mise en œuvre et de formation, et bâtir l’équipe idéale d’implantation graduelle de la solution dans le reste des missions de l’agence, région par région. C’est également à cette étape que les experts de CGI Federal ont conçu les processus et les outils logiciels de transfert de données dont USAID allait avoir besoin pour arrimer et importer, des bases de données locales au nouveau système, les données de millions d’opérations financières déjà réalisées.

Le Cadre de gestion du partenariat client de CGI Federal offre la structure de gestion de projet qu’il fallait pour réussir la planification et la complexe organisation logistique de cette implantation, en assurant notamment le respect de l’échéancier, du budget, des nombreuses langues et habitudes culturelles en présence, des multiples fuseaux horaires ainsi que du rendement très variable du réseau et des applications selon l’infrastructure de télécommunications accessible dans chaque pays.

Steve Crabtree d‘USAID apporte l’éclairage suivant sur la contribution de l’équipe CGI Federal à la réussite de l’implantation : « Si le transfert des données s’est bien déroulé, c’est grâce au travail acharné de CGI Federal qui, durant les étapes précédentes du projet, s’est employée à harmoniser les structures de gestion budgétaire de nos anciens systèmes avec celle de la solution Momentum. »

M. Crabtree souligne également l’efficacité de la formation conçue et prodiguée par CGI Federal à plus de 600 utilisateurs des missions outre-mer. Cette stratégie gagnante prévoyait notamment deux semaines de cours magistraux et deux semaines de soutien sur place après l’implantation.

« CGI a mis à notre service des formateurs remarquables, poursuit-il. Chacun d’eux connaissait à fond la comptabilité des organismes fédéraux, le fonctionnement du nouveau système et les activités d‘USAID, bien sûr, mais chacun avait aussi des qualités personnelles déterminantes. Tous ont affiché une volonté manifeste de mener le projet à sa fructueuse conclusion et un souci aigu des besoins particuliers de chaque utilisateur. Les formateurs ont même accepté de nous accompagner dans les régions les plus périlleuses que nous desservons, par exemple le Pakistan et l’Iraq, où ils devaient souvent porter un casque et un gilet pare-balles pour se rendre à leur lieu de travail. »

Une équipe de 40 à 50 personnes du personnel de CGI Federal assure un soutien continu à l’agence : services-conseils et soutien dans le domaine général des TI et de l’architecture technique, mises à niveau de logiciels, développement de logiciels sur mesure, soutien au cycle de production et à l’exploitation, service d’assistance de niveau 2 à près de 1 500 utilisateurs travaillant dans 50 établissements sur cinq continents.

La technologie

• Application : Solution de gestion financière Momentum 6.0, expressément conçue pour les organismes du gouvernement fédéral des États-Unis
• Systèmes d’exploitation (serveurs) : Windows Advanced Server et Windows 2000 de Microsoft
• Bases de données : Oracle 9i, Microsoft SQL Server
• Réseaux : TCP/IP, VSAT, ISP
• Langages de programmation : J2EE, VB, C++
• Entrepôts de données : Business Objects, Crystal, Informatica

Les résultats
Depuis que la solution Momentum est en place à l’échelle du réseau mondial d‘USAID, tout ce qui touche la gestion financière de l’agence relève d’un seul et même système permettant aux intervenants des différents pays et continents d’obtenir en temps réel, par le Web, l’information financière dont ils ont besoin – notamment pour produire les rapports demandés à USAID. Les choses ont bien changé depuis l’époque où il fallait au moins un mois, et un travail manuel énorme, pour réunir et intégrer les données de toutes les missions.

Comme l’explique David Ostermeyer, chef adjoint des affaires financières d’USAID : « Il est impératif que nous puissions produire rapidement des rapports exacts quand on nous interroge sur la façon dont nous exploitons nos ressources financières et nous acquittons de nos obligations à ce chapitre. Grâce à la solution Momentum, nous sommes désormais en mesure d’informer sans délai nos partenaires qui demandent des précisions sur notre gestion et notre situation. »

Pour la première fois de son histoire, USAID a les moyens de remplir ses obligations financières envers les gouvernements, les fournisseurs, les sous-traitants et les autres agences d’un pays donné tout en effectuant ses paiements et en gérant ses activités de gestion financière depuis un pays voisin. Cette souplesse permet à USAID de regrouper, au sein de bureaux centralisés, le personnel et les activités de gestion financière de différentes missions. Non seulement il lui faut ainsi moins de personnel, mais il lui est également possible de retirer rapidement ses effectifs de toute région dangereuse du monde sans pour autant mettre fin aux projets en voie de réalisation dans cette région.

Comme l’a par ailleurs constaté USAID, la solution Momentum a l’avantage de s’adapter rapidement et facilement aux changements qui interviennent dans la structure même de l’agence. On peut en effet restructurer toute la base de données financière, y compris les données de toutes les transactions passées, en fonction des nouvelles dépendances hiérarchiques et de la nouvelle réalité organisationnelle.

Et ce n’est pas tout : les gestionnaires de projets et les responsables de l’approvisionnement peuvent entrer eux‑mêmes des données dans le nouveau système, ce qui laisse plus de temps aux experts des finances pour se consacrer à des activités d’analyse ou de comptabilité plus complexe. Les utilisateurs trouvent également le rendement de la nouvelle solution nettement plus satisfaisant que celui des anciens systèmes, notamment en ce qui a trait au temps de réponse du réseau.

« La solution Momentum nous donne des moyens déterminants de prouver combien nous avons amélioré nos processus de gestion financière, explique David Ostermeyer, et c’est notamment grâce à elle si nous obtenons de meilleures cotes dans divers rapports d’évaluation émis par le gouvernement des États-Unis. »

Pour sa part, l’équipe du vérificateur général trouve son travail beaucoup plus facile à exécuter depuis la mise en place du nouveau système. Les vérificateurs peuvent en effet se prononcer sur les états financiers d‘USAID, ce qui n’était pas le cas auparavant. Depuis que toutes ses missions du monde sont branchées sur Momentum, l’agence se conforme en bonne partie aux exigences du gouvernement des États-Unis, et son système de gestion financière ne présente plus les lacunes importantes qu’avait signalées le bureau de la gestion et du budget (Office of Management and Budget).

Selon Steve Crabtree d‘USAID, la réussite de ce projet a débouché sur un revirement complet quant à la confiance des partenaires à l’égard du système de gestion financière de l’agence. Désormais, les rapports financiers d‘USAID sont considérés comme très fiables par les membres du bureau de la gestion et du budget, ainsi que par ceux du sous-comité du congrès chargé de la surveillance des activités d‘USAID.

M. Crabtree ajoute : « La solidité de notre nouveau système et de nos nouveaux processus de gestion financière nous ont également valu l’admiration de nos partenaires extérieurs, par exemple des banques et d’autres organismes gouvernementaux, qui voient USAID comme l’une des meilleures agences de développement du monde. Non seulement l’équipe CGI a-t-elle travaillé de façon acharnée, organisée et proactive, en prévoyant les problèmes et y apportant des solutions avant même qu’ils ne se manifestent, mais elle a également fait preuve d’un engagement extraordinaire à assurer la réussite du projet. »