|
La solution Managed Advantage de CGI aide le Wyoming à moderniser ses activités et à se concentrer sur les services fournis aux citoyens
« Grâce à la solution Managed Advantage, CGI s’engage à respecter notre calendrier et se tient responsable des tâches et des délais d’intervention. Elle est déterminée à nous aider à atteindre nos objectifs. »
Max Maxfield, vérificateur de l’État,
État du Wyoming
Le bureau du vérificateur de l’État du Wyoming sert les 506 000 résidents de l’État en fournissant des services de qualité en comptabilité, en ressources humaines, et en information financière dans l’ensemble de l’État. Par l’intermédiaire du bureau du vérificateur de l’État, l‘État du Wyoming et ses 9 500 employés utilisent depuis 1991 la solution de gestion financière AMS AdvantageMD qui fait partie du système de gestion intégré de CGI (ERP) pour gérer les activités quotidiennes et le budget annuel de l’État, qui s’élève à plus de 4 milliards de dollars. En 1998, le Wyoming a élargi la fonctionnalité ERP pour y inclure la solution de gestion des ressources humaines AMS Advantage. En 2002, une fois de plus, l’État du Wyoming s’est adressé à CGI pour envisager l’impartition des services.
Le défi
L’État souhaitait fortement améliorer le service fourni à ses employés et à ses fournisseurs grâce à la technologie moderne et à la fonctionnalité libre-service offerte par la solution AMS Advantage basée sur le Web. Toutefois, il reconnaissait que son infrastructure technique interne n’était pas prête à appuyer ces nouvelles technologies.
Le programme Managed Advantage de CGI a offert à l’État du Wyoming ce qu’il désirait : il lui a fourni un accès par navigateur Web et lui a permis d’effectuer un traitement avancé des ressources humaines et financières sans avoir à gérer des technologies modernes ou augmenter la complexité des activités administratives.
La solution Managed Advantage fournit une gestion complète de la technologie et des opérations pour aider les organismes à obtenir la meilleure valeur de leur investissement dans la solution AMS Advantage. Grâce à Managed Advantage, l’État établit les procédures à suivre et conserve la maîtrise des applications et des données, tandis que CGI coordonne les activités quotidiennes.
Le choix d’un hébergeur, comme celui d’un fournisseur de services et de logiciels, pose un défi considérable sur de nombreux plans. Le Wyoming a choisi CGI car elle connaissait les logiciels et les activités du gouvernement. L’utilisation, par CGI, de pratiques de gestion saines a permis à l’État de se concentrer sur l’atteinte des résultats et des objectifs financiers et opérationnels. De plus, compte tenu de la présence d’un seul partenaire, il n’y avait qu’un seul point de contact pour la résolution des problèmes.
La stratégie
Grâce à la solution Managed Advantage et à l’équipe d’experts de CGI, l’État du Wyoming a établi un partenariat solide fondé sur une relation basée sur l’honnêteté des interactions et axée sur la réussite et la satisfaction du client. Comme CGI était le seul point de responsabilité concernant les logiciels, les services et l’hébergement, l’État pouvait se tourner vers une seule équipe pour résoudre les problèmes liés aux activités ERP. L’État s’est aussi concentré sur la valeur en dollars fournie par CGI et a constaté que celle-ci lui offrait de multiples avantages. Grâce à des niveaux de service définis d’après l’utilisation, le Wyoming pouvait se fier à des coûts prévisibles et mieux surveiller sa façon de dépenser les fonds consacrés à la technologie. CGI a aussi fourni à l’État des outils supplémentaires pour la conformité aux vérifications, des procédures éprouvées de contrôle des changements et une grande expertise axée sur les solutions dans les domaines de la technologie et du gouvernement. De plus, le Wyoming a pu éviter les coûts supplémentaires qu’aurait entraînés l’utilisation de personnel interne hautement spécialisé.
Lors de la mise à niveau du système AMS Advantage de l’État, le Wyoming a adopté une double approche, utilisant l’équipe de la solution Managed Advantage pour établir une continuité dans les activités existantes, tandis que le personnel de projet de l’État se concentrait sur le projet de mise à niveau. L’équipe de la solution Managed Advantage de CGI a hébergé l’environnement de prototypage en vue de la mise à niveau pendant les premières étapes du projet.
La technologie
- Ordinateur central : zOS
- Serveur du client : AIX, Windows
- Web : Websphere, IIS
- Base de données : Oracle VSAM
- Langages : Versata, JAVA, COBOL, etc. Advantage ERP
Les résultats
La solution Managed Advantage a permis à l’État du Wyoming d’atteindre ses objectifs liés à la modernisation des activités et de se concentrer davantage sur les activités du gouvernement. Par exemple, l’État peut maintenant mettre l’accent sur les responsabilités axées sur ses pairs et ses électeurs, y compris les interfaces et les outils évolués d’établissement de rapports, en accomplissant davantage de travail avec la même équipe, tout en augmentant son ensemble de compétences techniques. L’État établit les procédures à suivre et conserve la maîtrise des activités. Les réunions hebdomadaires constituent des centres pour l’échange des idées et la communication de l’état des affaires en cours, avec possibilité de recours à la hiérarchie, au besoin. L’équipe Managed Advantage de CGI coordonne les activités quotidiennes comme le processus de paye et les décaissements, de sorte que les chèques de paye, les paiements aux fournisseurs et les états financiers parviennent aux intéressés. L’utilisation de la solution Managed Advantage permet à l’État d’avoir un point de responsabilité unique pour la résolution des problèmes par une équipe déterminée sans obligations conflictuelles qui pourraient empêcher la réalisation des objectifs de l’État. Cindy Miller, directrice des finances et de la paye de l’État du Wyoming, déclare : « CGI a une attitude proactive ». En outre, comme tout est documenté, organisé et disponible rapidement, un soutien est fourni pendant les vérifications et les autres activités de surveillance de la conformité, quand cela est nécessaire. « CGI nous fournit toujours très rapidement les documents nécessaires au soutien des activités de conformité que nous menons, quelles qu’elles soient », ajoute Jeanette Beman, directrice de projet, État du Wyoming.
L’État bénéficie aussi d’un accès étendu aux divers employés spécialisés de CGI (en logiciels, en services, en hébergement et en matériel) et d’une disponibilité accrue des applications en ligne pour les utilisateurs finals, y compris les employés et les fournisseurs, avec moins d’interruptions pendant les heures de bureau essentielles. La solution Managed Advantage offre aussi un niveau de sécurité accru, sur un budget limité, ainsi qu’un centre de données d’avant-garde vérifié qui répond aux normes du secteur. La surveillance de la solution garantit une notification instantanée des problèmes et permet une réaction rapide. « Grâce à la solution Managed Advantage, CGI s’engage à respecter notre calendrier et se tient responsable des tâches et des délais d’intervention. Elle est déterminée à nous aider à atteindre nos objectifs », affirme Max Maxfield, vérificateur de l’État.
L’État considère son partenariat avec CGI comme un exemple pour l’avenir. La solution Managed Advantage de CGI permet à l’État du Wyoming d’établir les procédures à suivre, puis de se concentrer sur ses tâches sans s’inquiéter des activités quotidiennes.
« Nous avons un véritable partenariat où le succès de chacun dépend du succès de l’autre partie, et où chacun investit dans le succès de l’autre. CGI informe l’État du Wyoming des événements en cours et CGI veut savoir ce qui se passe au Wyoming. Nous avons vraiment le sentiment que CGI nous suit de près », conclut Cindy Miller. |
