La solution de SACWIS mise en oeuvre par CGI – une réussite parfaitement adaptée aux besoins géographiques et culturels uniques de l'Alaska

« Grâce à l'implantation d'un système d'information de pointe spécialisé en bien-être de l'enfance, l'Alaska est aujourd'hui en mesure de normaliser ses pratiques, de satisfaire à l'obligation de rendre compte et de garantir l'efficacité de ses activités. Nous pouvons maintenant accéder plus facilement à une information fiable, en un minimum de temps, et ainsi offrir des services de la plus haute qualité aux familles, aux enfants et à la communauté. CGI a été un partenaire dévoué et compétent qui nous a permis d'atteindre notre objectif. »

Marci Kennai, sous-commissaire, Office of Children's Services

La mission de l'Alaska Office of Children's Services (OCS) est d'offrir des services proactifs et fiables pour répondre aux besoins particuliers des enfants qui relèvent de sa responsabilité. L'organisme doit veiller à la sécurité des enfants partout en Alaska, placer les enfants dans des foyers stables et permanents et aider les familles vulnérables à maintenir et à rétablir les soins à leurs enfants.

Le défi
OCS souhaitait se doter d'une solution spécialisée de bien-être de l'enfance SACWIS de pointe qui l'aiderait à mieux s'acquitter de sa mission, tout en étant adaptée aux exigences géographiques et culturelles propres à l'Alaska. L'État, qui compte 231 tribus et communautés autochtones reconnues fédéralement, doit relever des défis complexes de gestion des cas pour s'assurer que les enfants qui lui sont confiés puissent continuer de perpétuer les traditions culturelles locales.

OCS souhaitait également se doter d'un système automatisé qui l'aiderait à relever divers défis logistiques afin que le personnel puisse prendre efficacement contact avec les clients de son vaste territoire, des villes aux régions éloignées, et faire le suivi de leurs dossiers.

À cette fin, OCS recherchait un partenaire ayant de l'expérience dans la prestation de solutions de SACWIS éprouvées et techniquement robustes dans d'autres États.

La stratégie
En mars 2003, l'Alaska établissait un partenariat avec CGI afin de mettre sur pied la solution Online Resource for the Children of Alaska (ORCA). Elle souhaitait ainsi élaborer une solution de SACWIS sur Internet qui relierait son personnel, dispersé géographiquement, et lui donnerait accès aux outils et ressources dont il avait besoin pour prendre efficacement soin des enfants relevant de sa responsabilité.

On créa tout d'abord les grandes lignes du système ORCA en veillant à ce que l'application soit conviviale, facile d'accès et exempte de toute redondance des processus. CGI a collaboré étroitement avec les membres du personnel afin de garantir que le système était conforme aux exigences fonctionnelles et techniques de l'État. Par exemple, le système devait tenir compte de centaines de groupes culturels et appliquer la loi appropriée régissant la prestation des services d'aide aux enfants et aux familles des tribus. Pour qu'il soit possible d'atteindre les objectifs poursuivis par la création du système, l'État souhaitait également que les infrastructures de réseau et de communications soient mises à niveau.

L'équipe de projet s'est ensuite consacrée à la conception détaillée du système, personnalisant la solution de SACWIS de base de CGI en fonction des exigences, des politiques ainsi que des pratiques et des règles régissant le programme de l'Alaska. En seize mois, la troisième étape du projet, soit le développement de la partie de la gestion des cas du système, était terminée. Pour ce faire, CGI a tiré parti des ressources de l'équipe en place à Juneau et d'une équipe externe de conception à Madison, au Wisconsin, où une autre solution de SACWIS avait été mise en oeuvre. Le but ainsi poursuivi était de fournir à OCS des ressources rentables, adaptées à la fluctuation des besoins en personnel, tout en livrant les meilleures pratiques issues d'une autre implantation.

Dans l'ensemble du projet, CGI mandata à divers endroits de l'État des spécialistes dont le rôle était d'offrir du soutien sur place. En outre, des travailleurs sociaux se rendirent à Juneau afin de procéder à des essais et d'appuyer le travail du personnel de soutien. Ces activités ont atteint leur point culminant à l'étape finale du projet : la mise en œuvre de la solution ORCA. Cette dernière se déroula en deux étapes. Tout d'abord, la mise en ligne des fonctionnalités de gestion des cas, puis, cinq mois plus tard, celle des fonctionnalités liées à la gestion financière. Cette approche permettait de garantir que tout problème de programmation ou de conversion des données puisse être résolu d'avance.

La technologie

• ORCA est une déclinaison de la solution de SACWIS de base de CGI
• Les fonctionnalités opérationnelles sont offertes selon les trois composantes de l'architecture du système : une couche présentation, une couche application et une couche données.
• Grâce à l'utilisation de normes ouvertes, le système offre une plate-forme universelle, une grande évolutivité, un haut degré de sécurité et le soutien de fournisseurs multiples.
• Toutes les composantes, conçues pour être réutilisables, sont conformes à un ensemble de critères de conception et de règles opérationnelles qui en garantissent l'uniformité dans l'ensemble du logiciel d'application.
• L'architecture du système contient un haut degré de modularité; les fonctionnalités ont été personnalisées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'Alaska, sans que cela ait d'impact sur l'ensemble du système.

Les résultats
ORCA regroupe les sept bases de données en place en un système unique et intégré, offrant ainsi une efficacité opérationnelle des services de traitement de l'État, tout en automatisant pratiquement tous les aspects du travail social et de l'établissement de rapports. Pour les travailleurs sociaux, cela se traduit par une réduction de la paperasse et l'accès à des données détaillées et à jour sur les clients et les fournisseurs, permettant de prendre des décisions éclairées. Résultat : des gains de temps importants. En effet, certaines activités qui exigeaient plusieurs jours peuvent maintenant être exécutées en quelques minutes.

Les gestionnaires de l'agence utilisent ORCA pour s'assurer que l'engagement d'OCS en matière de qualité et de reddition de comptes est respecté, en veillant à ce que l'on respecte les pratiques et échéanciers normalisés et à ce que les enfants et les familles reçoivent l'aide dont ils ont besoin, lorsqu'ils en ont besoin.

La mission sous-jacente d'ORCA est respectée : se centrer sur la sécurité des enfants et la permanence de l'accessibilité et garantir la prestation, au moment opportun, de services adaptés au contexte culturel, axés sur les enfants et la famille. Le système dessert plus de 450 travailleurs sociaux, répartis dans plus de 30 lieux géographiques dispersés, et leur offre la capacité de consulter et de partager, instantanément, l'information sur les quelque 10 000 cas de mauvais traitement des enfants et de négligence qui font l'objet d'enquêtes chaque année.

ORCA permet aux travailleurs sociaux et aux gestionnaires des services à l'enfance de l'Alaska d'accéder aux dossiers des prestataires en temps réel. En outre, de nombreux processus papier ont été éliminés, ce qui réduit les délais de paiement aux parents de familles d'accueil et aux fournisseurs de services. Grâce au nouveau système et aux nouveaux processus, l'agence atteint ses objectifs et respecte ses mesures de performance tout en assurant la conformité aux exigences de l'État et fédérales en matière de bien-être de l'enfance.

Un des plus importants projets jamais mis en œuvre par l'Alaska, la solution de SACWIS permet à cet État de bien s'acquitter de sa mission sociale auprès des enfants : offrir des services efficaces aux familles, aux enfants et à la communauté dans l'ensemble de l'État américain au territoire le plus vaste et présentant la plus grande diversité culturelle.