La solution de gestion des données médicales Sovera de CGI fournit un accès disponible en tout temps et de partout au contenu des dossiers des patients de Hamilton Health Sciences

«  Grâce aux connaissances et à l’expérience de CGI dans le domaine des soins de santé, la mise en œuvre de la solution Sovera nous a permis de franchir un pas de géant en direction de la réalisation de notre but ultime : remplacer notre ancien système papier de dossiers de santé par une solution complète de dossiers de santé électroniques. »

Mark Farrow, Directeur de l’information et des technologies de communication, HHS

Le client
Hamilton Health Sciences (HHS) est un regroupement d’hôpitaux qui dessert 468 000 citoyens de la ville d’Hamilton et plus de deux millions de résidants du centre sud de l’Ontario, au Canada. HHS est l’un des plus importants hôpitaux d’enseignement au Canada. Avec 10 000 employés, médecins et bénévoles, HHS offre une gamme complète de services de santé aigus, non aigus et spécialisés, et répond aux besoins de l’ensemble de la population, des soins prénataux aux services destinés aux personnes âgées. Le groupe HHS compte l’Hôpital Chedoke, l’Hôpital général de Hamilton, l’Hôpital général Henderson, l’Hôpital pour enfants McMaster et le Centre médical de l’Université McMaster, de même que le centre d’oncologie Juravinski, qui offre les services de traitement du cancer et de recherche en oncologie les plus complets de la région.

Le défi
Bien que le groupe HHS exploite ses quatre hôpitaux, situés dans des installations distinctes, de façon centralisée, chaque hôpital avait encore son propre système de dossiers de santé, ce qui posait d’importants défis en matière de gestion des dossiers des patients.
Par exemple, les renseignements médicaux sur un patient particulier du groupe HHS pouvaient être répartis dans quatre dossiers différents. Le personnel soignant devait donc déployer des efforts considérables pour tracer un portait complet des antécédents médicaux du patient, dans le but d’établir le programme de soins le mieux adapté à son état.

En raison du regroupement des hôpitaux et du nombre croissant de patients, le groupe HHS éprouvait des difficultés de plus en plus considérables à gérer les dossiers papier des patients. D’autre part, comme pas moins de 10 millions de pages de documentation s’ajoutaient annuellement aux dossiers, les salles d’archives des établissements du groupe étaient remplies à capacité, ce qui compliquait le processus de classement et de récupération des dossiers. Étant donné que les salles d’archives occupaient déjà une portion importante du précieux espace des hôpitaux, les dossiers des patients ne pouvaient être conservés que 48 mois avant de devoir être transférés sur microfilms, ce qui rendait leur consultation encore plus difficile.

La concurrence dans l’utilisation des dossiers des patients constituait un autre problème. Il arrivait souvent que des médecins, des cliniciens et des membres du personnel administratif désirent consulter en même temps le dossier du même patient. Pour résoudre ce problème, plusieurs copies du dossier circulaient simultanément dans divers services, s’enrichissant de notes et de formulaires qui venaient compliquer la tâche des préposés aux archives, qui devaient éventuellement combiner ces diverses versions en un dossier de santé unique.

Une nouvelle approche était nécessaire pour regrouper le personnel, les activités et les dossiers de cinq services des archives en un groupe unifié, qui appliquerait des processus de gestion des dossiers rationalisés pour offrir à tout le personnel autorisé du groupe HHS un accès rapide et facile à des dossiers de santé à jour.

La décision du groupe HHS de normaliser les dossiers des patients dans tous ses hôpitaux à l’aide du système de gestion des données médicales MEDITECH a toutefois constitué l’élément déclencheur déterminant de la reconfiguration des processus de gestion des archives. Les systèmes de classement de dossiers papier employés dans deux des établissements n’étaient pas compatibles avec MEDITECH. Chacun des dossiers de ces institutions, où l’on trouvait deux grandes salles d’archives pouvant contenir chacune jusqu’à 300 000 dossiers, devrait être extrait des rayons, renuméroté et reclassé avant d’être retourné sur les rayons.

Après avoir pris connaissance d’une étude évaluant le coût de ces activités à 700 000 $, la haute direction de HHS a conclu que les fonds du groupe seraient mieux employés à la mise en œuvre d’une solution à plus long terme, qui offrirait un potentiel nettement supérieur à celui de leur système actuel de dossiers papier.

La stratégie
Au printemps de 2002, dans le but de résoudre les problèmes croissants associés à la gestion de ses dossiers de santé papier, le groupe HHS a commencé à examiner les diverses solutions d’imagétique et de gestion électronique de documents offertes sur le marché, y compris le système de gestion des données médicales Sovera de CGI (anciennement désigné Sovera AMS).

« Après avoir effectué quelques recherches, nous avons constaté que CGI présentait une excellente feuille de route et figurait parmi les rares entreprises de l’industrie qui possédaient une réelle expérience en mise en œuvre, particulièrement dans le domaine des applications faisant interface avec le progiciel MEDITECH, a expliqué Mark Farrow, directeur de l’information et des technologies de communication chez InfoHealth Management Corp., affecté au groupe HHS. Nous recherchions une technologie solide et éprouvée, et nous étions convaincus d’obtenir ce qu’il nous fallait avec le système Sovera, qui était déjà déployé dans plus d’une centaine d’hôpitaux. »

La mise en œuvre du système de gestion des dossiers de santé électroniques Sovera fournirait au groupe HHS une plate-forme unique de dossiers de santé regroupés et un système d’indexation unifié et cohérent des dossiers des patients, pour en faciliter le stockage et la récupération en ligne dans l’ensemble des installations du groupe. Une fois la solution Sovera mise en service, tous les nouveaux dossiers de santé créés seraient numérisés et stockés sous forme de documents électroniques accessibles en ligne partout et en tout temps par le personnel autorisé. Les données de santé sauvegardées dans Sovera compléteraient les renseignements déjà emmagasinés dans la base de données MEDITECH, et constitueraient le dossier de santé officiel à long terme de chaque patient.

« CGI nous a aidés à mettre au point une approche en phases pour la mise en œuvre de Sovera, afin de minimiser les perturbations aux activités courantes des hôpitaux et de nous permettre d’aplanir les obstacles dans un environnement facile à gérer », a déclaré Mary Aulenback, gestionnaire – dossiers de santé pour le groupe HHS.

La mise en œuvre a commencé avec la conversion des dossiers de santé du service des urgences, un groupe restreint ne comptant qu’un service et un gestionnaire dans chacun des trois emplacements, et n’utilisant que des dossiers de faible volume (chaque dossier d’urgence contient en moyenne 12 formulaires). Le déploiement du système s’est ensuite étendu aux dossiers du service de soins de jour, à ceux des malades hospitalisés, pour englober finalement les dossiers des malades externes. Les dossiers de chacun de ces secteurs présentaient un niveau de complexité croissant, en raison du nombre d’employés, du nombre de services en interaction, de la taille des dossiers, qui contiennent un plus grand nombre de formulaires, et des exigences croissantes en ce qui a trait à la facilité et à la vitesse d’accès.

La mise en œuvre de Sovera dans les établissements de HHS s’est déroulée sans incident. Cependant, les véritables défis que l’équipe conjointe formée de représentants de CGI et du groupe HHS a dû relever touchaient la gestion du changement et la transformation des processus d’affaires. Par exemple, au cours de la période initiale de numérisation des documents, les membres de l’équipe de projet ont découvert pas moins de 1 000 formulaires internes en cours d’utilisation dans les divers services. Afin de s’assurer qu’ils soient conformes aux exigences juridiques et aux meilleures pratiques en matière de documentation médicale, le service de production de documents du groupe HHS a dû remanier ces formulaires à partir de modèles et avec l’aide de différents comités cliniques.

« CGI a su mettre à profit l’expérience qu’elle avait acquise lors de la réalisation d’autres mandats en milieu hospitalier pour nous aider en nous fournissant des modèles de formulaires et en nous guidant dans l’exécution de diverses tâches touchant l’imagétique, telles que l’utilisation appropriée de la codification à barres », a souligné Mark Farrow.

L’équipe de projet a également dû relever des défis liés aux ressources humaines. Le personnel médical et de gestion des dossiers, qui avait l’habitude de parcourir les pages des dossiers papier et de retrouver facilement les renseignements voulus à partir des codes de couleur utilisés sur les différents formulaires, ne disposait plus de ces repères visuels après la numérisation des dossiers. La transition des dossiers papier à un environnement de dossiers de santé en ligne a également forcé le personnel du groupe HHS à modifier la façon dont il perçoit les dossiers et se sert de ceux-ci : les employés sont passés d’une vision d’archiviste de dossiers papier rarement consultés à un univers en temps réel où tous les dossiers sont facilement, rapidement et toujours accessibles.

Avec la mise en œuvre du système Sovera et l’instauration des dossiers de santé électroniques, le personnel médical, qui avait jusqu’alors été relativement peu exposé à l’utilisation des ordinateurs, n’avait d’autre choix que de s’engager sur la voie des technologies de l’information. Le groupe HHS a réalisé une série de séances de formation de groupe et individuelles à l’intention des médecins pour leur permettre d’acquérir les compétences et la confiance nécessaires à l’utilisation quotidienne des ordinateurs.

De plus, pour ajouter du piquant à un projet déjà fort intéressant, une épidémie de SRAS (syndrome respiratoire aigu grave) s’est déclenchée au milieu de la phase de mise en œuvre du système Sovera. Les représentants de CGI et du groupe HHS ont dû faire preuve d’un niveau inhabituel de dévouement à la tâche et de créativité pour maintenir l’élan du projet pendant une période de crise potentielle, alors que des questions nettement plus importantes que la gestion des dossiers occupaient soudainement l’avant-scène.

Commentant la contribution des membres de CGI à la mise en œuvre de Sovera, Mark Farrow a déclaré : « C’était très agréable de travailler avec eux; ils étaient à l’écoute de nos moindres besoins. Leur savoir-faire et leur connaissance approfondie de Sovera nous ont été très utiles tout au long du processus. »

La technologie

• Système de gestion des données médicales Sovera
• Module Content Connector Sovera
• Technologie de gestion d’images FileNet
• Base de données Oracle
• Infrastructure de serveurs HPUX/HP
• Système de stockage à disques optiques non réinscriptibles

Les résultats
Grâce à la numérisation des dossiers de santé et à leur stockage sous forme électronique, la mise en œuvre du système Sovera a permis au groupe HHS de résoudre la plupart de ses problèmes de gestion des dossiers. En premier lieu, la numérisation des dossiers a libéré un espace physique considérable dans les établissements, qui a pu être réutilisé pour la prestation de soins aux patients. En autorisant la création de dossiers de santé uniques et intégrés et en fournissant une voie d’accès instantané et disponible partout aux données médicales, Sovera a en outre éliminé les problèmes liés à la récupération des dossiers après leur classement et à la collecte de renseignements sur les patients à partir de plusieurs sources.

Par exemple, le personnel du service des dossiers devait auparavant consacrer beaucoup de temps et d’énergie à la recherche des données cliniques sur chaque patient ayant reçu des soins aigus, avant de les transmettre à l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS), tel que l’exige la loi en Ontario. La disponibilité en ligne de ces données, que l’ICIS collige pour faciliter l’analyse des tendances à l’échelle provinciale, a entraîné une augmentation considérable de la productivité des employés du service des dossiers, et leur a permis de se concentrer à des tâches à valeur ajoutée de gestion du savoir, telles que l’examen, le codage et le résumé du contenu des dossiers, et la recherche de tendances dans les soins fournis.

Le système Sovera permet au groupe HHS de se conformer à d’autres lois, telles que la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (loi 31) adoptée par le gouvernement de l’Ontario, qui impose aux hôpitaux des exigences particulières en matière de confidentialité et de sécurité des dossiers de santé. Comme les dossiers médicaux sont maintenant accessibles par voie électronique et que les privilèges d’accès peuvent être étroitement contrôlés, le système Sovera facilite le contrôle des dossiers et la vérification de l’identité des individus qui accèdent à leur contenu (le logiciel peut même indiquer quelles pages ont été consultées). Il est donc beaucoup plus facile qu’auparavant pour le groupe HHS de se conformer à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

Maintenant que les médecins et les cliniciens peuvent accéder en ligne aux dossiers des patients à partir de n’importe où, ou presque, la concurrence entourant l’utilisation des dossiers est chose du passé. Les médecins peuvent facilement ouvrir une session dans le système Sovera de l’endroit qui leur convient le mieux – même de leur domicile – pour examiner des dossiers, y ajouter des notes et les compléter en y joignant les éléments manquants automatiquement signalés par le système, tels que des formulaires complétés, des résultats d’examens, des commentaires et des signatures.

Comme ils ne sont plus contraints de travailler avec des dossiers papier, les employés responsables du codage et de la préparation de résumés sur les dossiers des patients, servant à répondre aux exigences d’information gouvernementales, ne sont plus liés à un établissement particulier et aux dossiers qui y ont été créés. Ces employés peuvent maintenant travailler de virtuellement n’importe où, puisque les dossiers sont accessibles en ligne. Les bureaux de plusieurs d’entre eux ont déjà été déménagés hors des hôpitaux, et des projets sont en préparation pour leur permettre de travailler à domicile. Non seulement ces mesures contribuent-elles à améliorer les conditions de vie de ces employés, en leur donnant plus de choix et en leur permettant d’éviter les navettes quotidiennes, mais elles augmentent leur productivité, libèrent de précieux espaces dans les hôpitaux et aident les responsables du service des dossiers médicaux à mieux gérer la charge de travail de leur personnel.

« Nous avions l’impression de n’avoir jamais vraiment été en mesure d’évaluer notre système de dossiers papier et de planifier adéquatement la réalisation de nos objectifs en matière de DSE (dossiers de santé électroniques), a confié Mary Aulenback. Cependant, grâce aux efforts de CGI, nous comprenons maintenant beaucoup mieux où et comment nous atteler à la tâche, les problèmes qui pourraient survenir en cours de route, et la source des plus importants bénéfices. »