Améliorer les processus d'affaires de l'État du Missouri à l'aide d'un système administratif en temps réel
« La mise en œuvre réussie de la solution d'entreprise AdvantageMD de CGI-AMS pour l'État du Missouri marque l'achèvement du plus important système de gestion intégré offrant des fonctions complètes à l'échelle d'un État aux États-Unis. »
Le client
Au cours des dernières décennies, l'État du Missouri avait mis au point une kyrielle de systèmes centralisés de gestion des budgets, de la paie et des aspects financiers qui ne pouvaient communiquer entre eux, ni avec aucun des autres systèmes financiers utilisés par les multiples organismes et services de l'État. Le gouvernement du Missouri ne disposait donc d'aucune capacité uniformisée d'établissement de rapports ou d'extraction de données. De plus, ses systèmes incompatibles et désuets ne pouvaient plus soutenir l'État pour s'acquitter de sa mission, promouvoir ses valeurs et atteindre ses objectifs. Le gouvernement du Missouri avait besoin d'une solution de gestion intégrée (ERP) permettant de constituer un environnement de traitement rationalisé et intégré, d'améliorer l'efficacité de l'exploitation et le service à la clientèle, d'accéder à l'information en temps réel, d'améliorer le processus de prise de décisions stratégiques, d'établir automatiquement des rapports, d'accroître l'intégrité des données et d'éliminer les procédures manuelles fondées sur des documents papier.
Le défi
En 1997, à la suite d'un appel d'offres diffusé à plusieurs fournisseurs de services TI, l'État du Missouri a choisi CGI-AMS comme partenaire pour remplacer son infrastructure de systèmes périmés par un système administratif en temps réel totalement intégré englobant trois secteurs du gouvernement et 32 services et organismes d'État.
Désigné « Statewide Advantage for Missouri » (SAM II), ce système ERP tirerait parti de l'ensemble logiciel AdvantageMD conçu par CGI-AMS à l'intention des administrations gouvernementales. Ce système, qui regroupe des fonctions de gestion de la paie et des ressources humaines, de comptabilité, de planification budgétaire, d'approvisionnement et des solutions Web, offrait le type de fonctionnalités diversifiées nécessaires au soutien de l'objectif à long terme du gouvernement de l'État, qui désirait devenir une organisation efficace et rationalisée. La mise en œuvre du système s'effectuerait en deux phases : la première toucherait le déploiement des fonctions financières, de gestion des achats et de gestion budgétaire, tandis que la deuxième établirait les fonctions de gestion des ressources humaines et de la paie.
La stratégie
La réalisation du projet a commencé par l'élaboration d'une stratégie d'exécution visant à définir la portée et la démarche de mise en œuvre de toutes les composantes du système. Le déploiement du nouveau système, qui exigeait une normalisation des activités de l'ensemble du gouvernement, présentait non seulement des défis technologiques, mais imposait également un changement culturel marqué. Les membres de CGI-AMS ont collaboré avec chaque organisme pour établir ses exigences particulières et déterminer les meilleures pratiques dans son secteur d'activités, y compris l'établissement des budgets et le traitement des subventions. Au cours de cette phase d'analyse, les représentants de CGI-AMS ont formé les membres de l'équipe de projet à l'utilisation des modules logiciels et ont mis au point des scénarios décrivant les exigences d'affaires du gouvernement de l'État pour le nouveau système. Le développement de politiques et de procédures standards a permis d'obtenir l'accord des diverses agences gouvernementales concernant certains principes de base, tels que la minimisation de l'utilisation de formulaires papier, la maximisation des flux de travaux et la conformité aux exigences de gestion budgétaire de l'État.
Dans le but d'aider les utilisateurs à s'acclimater aux nouvelles méthodes d'affaires, CGI-AMS a aussi permis au gouvernement de l'État du Missouri de profiter de son expertise en gestion du changement, et a mis sur pied un programme de formation complet sur les activités informatiques et les diverses applications formant le système ERP. En favorisant une démarche combinant des ateliers, des séances de formation pratique et de formation assistée par ordinateur et des séances de formation des instructeurs, CGI-AMS a permis aux 13 000 employés de l'État au sein des services financiers, du budget, des achats et de la paie d'acquérir les connaissances requises pour utiliser le nouveau système. L'équipe de CGI-AMS a aussi créé deux entrepôts regroupant les données financières et relatives aux ressources humaines.
La technologie
- DB2, Oracle
- MV, AIX
- COBOL, outil de développement d'interfaces utilisateurs graphiques, outils d'alimentation
- Ensemble de solutions logicielles AdvantageMD constituant un système ERP intégré fonctionnant en temps réel pour la gestion des créditeurs et des débiteurs, la comptabilité des immobilisations et des subventions, la comptabilité des projets, la préparation et le contrôle des budgets, la gestion des achats et l'exécution des fonctions liées aux ressources humaines et à la paie.
- Fonctionnalités d'entrepôts de données pour les ressources humaines et les activités financières
- Environnement réseau SNA, TCP/IP
Les résultats
La mise en œuvre des deux phases du système SAM II a été complétée en 2001. Elle a marqué l'achèvement du plus important système de gestion intégré offrant des fonctions complètes à l'échelle d'un État aux États-Unis. En 2001, le système SAM II a traité plus de 1,5 million de chèques et de paiements par virement électronique de fonds liés à des bons de commande d'une valeur de 474 millions de dollars et à des encaissements totalisant 17 milliards de dollars. Les fonctions d'appel d'offres en ligne du système ont permis à l'État du Missouri de réduire ses frais de poste de 25 % et ses coûts d'impression de 50 %. Le système permet au gouvernement de contrôler efficacement ses fonctions financières, d'achat et d'établissement des budgets dans tous ses secteurs d'activités, et de gérer les processus touchant les ressources humaines et la paie pour l'ensemble de son personnel, qui compte plus de 65 000 employés.
Avec plus de 9 000 utilisateurs, le système SAM II augmente l'efficacité et réduit les frais d'exploitation par l'application de normes d'entreprise et de processus financiers et de gestion du personnel rationalisés. Le système offre de multiples avantages, dont l'accès en ligne aux rapports et aux données financières et RH essentielles et la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités de gestion de l'encaisse, y compris la possibilité de suivre les dépenses et les calendriers de paiement. Parmi les avantages offerts par le système, mentionnons des processus simplifiés de comptabilité relative aux RH, la conformité aux directives d'État concernant la gestion des RH, et un système d'appel d'offres en ligne permettant de solliciter des soumissions, de les évaluer et d'attribuer des contrats. De plus, le système rehausse les capacités de prise de décisions en offrant aux gestionnaires un accès à des données plus précises au moment opportun; il améliore le service à la clientèle et accroît la responsabilisation fiscale.
Le système SAM II continue de fournir des résultats incrémentaux et à long terme, alors que les groupes de gestion financière de l'État et des organismes gouvernementaux étendent l'application des capacités du système à la restructuration des processus d'affaires, pour éliminer les systèmes existants redondants et améliorer la gestion des données à l'aide des entrepôts de données SAM II.
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