CGI fait épargner temps et argent au système judiciaire du comté d’Allegheny
« En passant rapidement au dépôt électronique, nous avons pu en résoudre les problèmes connexes avant l’adoption généralisée du système par les avocats et les fonctionnaires de la cour. Nous n’aurions pu y parvenir sans l’expertise technique de CGI et sa compréhension profonde des processus gouvernementaux. »
Eric Feder, greffier adjoint, comté d’Allegheny
Chaque jour, la cour de droit commun du comté d’Allegheny doit traiter 25 000 documents, l’équivalent de 50 rames de papier. Chaque année, cette cour doit traiter plus de 8,8 millions de pages, soit environ 17 750 rames de papier. Une équipe de 15 employés est affectée à plein temps à cette tâche. Le nombre croissant de causes entendues provoque une augmentation significative du volume de documents à traiter et des heures que le personnel du comté doit y consacrer. Il suffit, pour se faire une idée de la masse de papier en jeu, de considérer que le travailleur américain moyen consomme 16 rames de papier par année. Chaque année, chacun des 15 employés du comté d’Allegheny manipule donc 74 fois plus de papier que l’employé de bureau américain moyen.
Le défi
Le Bureau du greffier exerce le contrôle administratif sur tous les documents et registres officiels de la cour de droit commun du comté d’Allegheny, en Pennsylvanie.
À la recherche d’un moyen de traiter ces quantités colossales de documents et de réduire le temps et les frais associés à leur manipulation, le Bureau du greffier a lancé un appel d’offres afin d’identifier le fournisseur proposant la meilleure solution de dépôt électronique de documents juridiques par Internet, avec pour objectif de réduire de 50 % le nombre de documents papier reçus par la cour.
Le système visé devait permettre aux avocats de déposer des documents officiels et de faire des recherches par voie électronique. Il devait aussi faciliter l’accès public aux documents de la cour et aux dossiers des causes et en automatiser le traitement.
Un comité consultatif formé de représentants du comté d’Allegheny a unanimement statué que la proposition de CGI représentait la solution Internet la plus complète, la plus fiable et la plus évolutive et qui répondait pleinement aux besoins du comté. « CGI disposait de la meilleure technologie de dépôt électronique de documents juridiques », confirme Eric Feder, greffier adjoint du comté d’Allegheny.
La stratégie
CGI a étudié les besoins du Bureau du greffier, des avocats et des citoyens en menant des entrevues sur place et en analysant les processus existants des intervenants du système judiciaire du comté d’Allegheny. À partir de ces résultats, CGI a défini trois objectifs principaux permettant de répondre aux besoins des autorités du comté. En premier lieu, créer une interface de navigation intuitive et facile à utiliser par le personnel de la cour, les avocats et la population, dans le but de minimiser les besoins de formation. Deuxièmement, développer une interface Web pour le système existant de gestion des dossiers, afin de rendre les documents de la cour, l’information juridique et les fonctions administratives du système accessibles en tout temps par Internet. Enfin, concevoir une architecture ouverte et évolutive pour améliorer la fiabilité du système et en faciliter l'entretien et le soutien par le personnel du comté.
CGI a développé une application juridique Web complète autorisant l’automatisation de l’ensemble des fonctions, de l’interface client aux systèmes administratifs de soutien. Cette application permet aux avocats de déposer des documents, de régler les frais de dépôt et de mener des recherches dans la base de données de gestion des dossiers afin de récupérer des dossiers et des documents juridiques connexes en ligne. Le système de dépôt de documents comprend une fonction d’accusé de réception par courriel, qui confirme aux avocats le traitement des documents transmis. L’application effectue aussi automatiquement l’entrée et l’indexation des données des causes dans le système de gestion des dossiers, afin d’en assurer l’accès par Internet.
Le système de traitement électronique des dossiers achemine automatiquement les documents relatifs aux causes à entendre aux corbeilles d’entrée électroniques des greffiers de la cour, afin d’en accélérer le traitement et l’approbation. Le système est conçu pour traiter plus de 135 000 documents par semaine, 6 000 causes par mois, et peut évoluer pour prendre en charge plus de 8 000 utilisateurs.
Les résultats
Depuis la mise en œuvre de l’application il y a un an, de deux à trois pour cent des documents juridiques du comté d’Allegheny sont déposés par voie électronique. Ceci équivaut à des économies annuelles correspondant à 444 rames de papier et 735 heures-personnes.
« Nous nous attendions à ce que l’adoption soit lente, indique M. Feder. Il s’agit pour nous d’une solution à long terme. Nous faisons figure de pionniers par rapport aux administrations judiciaires de plusieurs autres juridictions. En passant rapidement au dépôt électronique, nous avons pu en résoudre les problèmes connexes avant l’adoption généralisée du système par les avocats et les fonctionnaires de la cour. Lorsque nous aurons atteint notre objectif d’adoption, cette solution nous permettra d’économiser chaque année 225 000 $ en salaire et libérera plus de 15 000 heures-personnes. Sur une base annuelle, elle évitera aussi l’utilisation de 4 437 500 feuilles de papier (8 875 rames), ce qui correspond à 535 arbres. »
Le comté d’Allegheny prévoit que la solution de dépôt électronique de documents de CGI continuera de lui fournir une aide précieuse et d’améliorer ses activités dans l’avenir. « À mesure qu’augmentera le taux d'adoption de la solution, nos processus s'accéléreront, nous réaliserons des économies et devrons consacrer moins de temps au traitement de dossiers papier, conclut M. Feder. »
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