CGI aide Bell à rationaliser son exploitation

« Félicitations à CGI et aux membres de son équipe. Les mois de travail acharné qu'ils ont consacrés à notre projet produisent des bénéfices et apportent une importante contribution à la réalisation de l'objectif que nous poursuivons, soit de passer du rôle de "préposés aux chiffres" à celui de conseillers d'affaires à valeur ajoutée. »

Stephen Skinner, Premier vice-président - finances, Bell Canada

Le client
Bell Canada est le plus important fournisseur de services de télécommunications au Canada. Bell Canada exploite l'un des réseaux téléphoniques publics commutés les plus robustes et les plus fiables du monde pour fournir des services évolués de communication de la voix, des données et des images à des millions de clients d'affaires et résidentiels partout au Canada.

Les processus financiers de Bell faisaient intervenir de multiples applications externes pour la planification et l'établissement des budgets, la gestion des immobilisations et les fonctions d'analyse et d'établissement de rapports. Bell recherchait des moyens d'améliorer radicalement cet environnement informatique, dont la complexité prolongeait les activités comptables de fin de mois. Les divers progiciels d'établissement de rapports financiers qui avaient été mis au point pour les différents secteurs d'affaires engendraient une certaine redondance et présentaient le risque de produire des vues divergentes de la situation financière et des indicateurs clés de performance (ICP) de l'entreprise. En outre, l'équipe de direction ne disposait d'aucune source unifiée pour les ICP ou l'information financière.

La direction de Bell a fait appel à CGI pour aider les sociétés formant son groupe d'entreprises à améliorer leurs processus financiers internes, à fournir une information de meilleure qualité à leurs dirigeants, à assurer l'exactitude des rapports financiers et la conformité aux exigences des organismes de réglementation des sociétés, et à accélérer la production des états de fin de mois.

Le défi
Les principaux composants permettant à Bell de réaliser la transformation de ses processus financiers devaient reposer sur de nouveaux outils logiciels SAP (BW, Portail et SEM) afin d'améliorer et de rationaliser ses procédures comptables et ses processus d'information financière interne et externe.

Le mandat confié à CGI portait sur la reconfiguration et la mise en oeuvre de processus comptables et financiers propres à la planification financière, à l'établissement des budgets, aux prévisions de fin d'année (PFA), à l'analyse de fin de mois et à l'approbation du bilan.

La solution recherchée devait permettre de réduire les coûts de la main-d'oeuvre, des processus et des technologies. La solution devait aussi être intégrée à l'environnement SI-TI existant. Enfin, le projet devait être mené à bien en respectant un calendrier très serré.

La stratégie
Grâce à sa connaissance approfondie des processus financiers de Bell, CGI bénéficiait d'une position unique pour aider le chef de file en télécommunications. Les deux sociétés ont combiné leurs forces pour mettre en oeuvre un ensemble d'améliorations aux systèmes existants de Bell, en appliquant une approche en phases.

Un projet pilote de tableau de bord serait réalisé dans un premier temps pour démontrer les capacités de l'outil de gestion stratégique d'entreprise (Strategic Enterprise Management - SEM) de SAP aux cadres supérieurs de Bell. Ceux-ci pourraient ainsi constater les résultats produits par le logiciel et formuler immédiatement des commentaires sur l'approche de conception. CGI mettrait ensuite en oeuvre le module Portail de SAP comme point d'accès unique à l'intention des cadres de Bell désirant obtenir des renseignements financiers et d'autres données liées aux indicateurs clés de performance.

La mise en oeuvre d'un outil d'approbation du bilan et des flux de travaux connexes permettrait aux membres de la haute direction de Bell d'en autoriser les comptes. Cet outil leur fournirait aussi un moyen d'en vérifier rapidement l'état du bilan au cours du processus de fermeture des comptes à la fin de chaque mois, et d'ajouter des notes concernant les postes du document.

De nouveaux outils de planification financière, d'établissement des budgets et d'élaboration des prévisions et des PFA, fondés sur le module SEM de SAP, permettraient d'apporter des améliorations considérables à ces fonctions et assureraient l'uniformité de leur exécution.

De nombreux nouveaux cubes seraient ajoutés au module d'entrepôt d'entreprise (Business Warehouse - BW) de SAP dans le but de fournir toutes les capacités d'analyse et de production de rapports exigées par les membres du service des finances de Bell. Enfin, la procédure de fin de mois serait exécutée plus tôt afin d'améliorer considérablement la capacité de l'entreprise de réagir aux pressions d'affaires en évolution constante, en lui fournissant des renseignements plus pertinents.

La technologie

• Outils d'application : modules Entrepôt d'entreprise (BW), Gestion stratégique d'entreprise (SEM) et Portail de SAP

Les résultats
Le nouveau système de gestion financière de Bell Canada a déjà permis une amélioration des activités d'exploitation et des processus financiers de l'entreprise. Combiné au module BW, l'outil d'application SEM de SAP offre aux cadres supérieurs des fonctions d'établissement de rapports nettement améliorées. Les membres de la direction peuvent maintenant accéder facilement aux données financières et aux ICP à l'aide du module SEM-CPM de SAP, et un nouvel outil SEM-BPS de SAP fournira des capacités complètes d'établissement des budgets et des prévisions. De nouveaux cubes d'entrepôt d'entreprise SAP (modèles multidimensionnels créés dans l'entrepôt SAP pour identifier, suivre et analyser des indicateurs clés de performance) ont remplacé de nombreuses applications et assurent la cohérence de l'information. Le module Portail SAP constitue désormais le point d'accès unique aux données financières pour tous les cadres de l'entreprise. D'autre part, l'outil d'approbation du bilan garantit l'imputabilité du processus d'approbation des comptes du bilan, conformément aux exigences de la loi Sarbanes-Oxley.

« J'étais enchanté des résultats du nouveau système au terme de la séance d'évaluation du rendement de Bell pour le premier trimestre, a confié Stephen Skinner, premier vice-président - finances à Bell Canada. La qualité de l'information présentée à tous les niveaux de direction s'est accrue substantiellement, et nous pouvons maintenant compter sur la cohérence des données dans tous les rapports, de même que dans le sommaire général de l'entreprise. Félicitations à CGI et aux membres de son équipe. Les mois de travail acharné qu'ils ont consacrés à notre projet produisent des bénéfices et apportent une importante contribution à la réalisation de l'objectif que nous poursuivons, soit de passer du rôle de "préposés aux chiffres" à celui de conseillers d'affaires à valeur ajoutée. »

Communiquez avec nous pour plus d'information