CGI et Bell mettent en oeuvre une solution d'approvisionnement de câbles « juste-à-temps » générant des économies de 3 millions de dollars en seulement quatre mois

« Ce projet n'aurait pu se réaliser sans les efforts dévoués de toutes les entreprises participant à notre processus d'installation de câbles. Merci pour votre participation déterminante à l'équipe. Grâce à vous, le projet Gestion des stocks de câbles en circulation constituera un modèle pour les initiatives à venir. »

Donald Pumphrey, Directeur général - réingénierie du processus d'approvisionnement, Bell Canada

Le client
Bell Canada est le plus important fournisseur de services de télécommunications au Canada. La société exploite l'un des réseaux publics commutés les plus robustes et les plus fiables au monde, et fournit des services évolués de communication de la voix, des données et des images à des millions de clients d'affaires et résidentiels partout au Canada. Le groupe de gestion du processus d'approvisionnement de Bell Canada fournit des services de soutien à l'exploitation et à la réingénierie, et de soutien des systèmes aux diverses unités d'affaires de l'entreprise.

Le défi
Quand Bell Canada reçoit un nouveau mandat pour l'installation de câbles dans un secteur résidentiel, commercial ou industriel en Ontario ou au Québec, l'entreprise exécute les travaux en partenariat avec son fournisseur externe de services d'installation et avec une autre société offrant des services de logistique.

Le fournisseur externe de services d'installation est responsable de commander et de poser les câbles. Pour sa part, l'entreprise spécialisée en logistique fournit, coupe, entrepose et expédie les câbles. Bell en utilise de nombreux types, des câbles interurbains aux câbles sous-marins ou souterrains; ses commandes doivent être exécutées rapidement et avec exactitude. Cependant, jusqu'à tout récemment, même si le processus de commande reposait sur l'utilisation du système SAP, les systèmes d'information des trois partenaires n'étaient pas interreliés; cette lacune était compensée par l'application de procédures manuelles complexes.

Quand un touret de câble quittait un emplacement tel qu'un entrepôt, Bell désirait en maintenir la visibilité, en assurer le suivi exact et redéployer le matériel en surplus. Bell désirait donc conférer une plus grande visibilité à l'ensemble du processus, et a fait appel à CGI pour mettre en oeuvre une technologie qui lui procurerait les niveaux de visibilité et de contrôle recherchés.

Le défi de CGI consistait à utiliser le module " Enterprise Portal " de SAP pour relier les trois entreprises et rationaliser le processus d'approvisionnement. Les données des commandes devaient être transmises aux partenaires d'installation de câbles de Bell, mais demeurer dans le système de gestion des commandes de cette dernière aux fins du suivi. L'aspect le plus complexe du projet concernait la mise sur pied de mécanismes assurant un échange de données entre les systèmes SAP de Bell Canada et de son fournisseur de services de logistique. Comme Bell exigeait la mise en oeuvre d'une solution qui pourrait être facilement utilisée par les employés de ses fournisseurs, le nouveau système devait se distinguer par sa convivialité, afin d'en assurer l'adoption rapide et l'utilisation correcte par le personnel des partenaires d'installation de câbles de Bell Canada. Le projet comportait un échéancier extrêmement serré, et devait être complété en trois mois, de façon à ce que le nouveau système soit opérationnel au début de la saison de construction, une période de pointe pour l'installation de câbles. D'autre part, comme Bell et CGI se proposaient de modifier profondément les processus des fournisseurs externes de services d'installation de câbles, la gestion du changement jouerait un rôle déterminant dans le succès du mandat.

La stratégie
Les services de CGI ont été retenus pour l'exécution de ce projet en raison de l'expérience acquise par l'entreprise dans le cadre de mandats similaires touchant la visibilité des stocks en circulation, et de son expertise poussée du système SAP.

Afin d'assurer l'adoption du nouveau système par les utilisateurs, CGI a mis au point l'interface utilisateur avec le concours des employés des fournisseurs externes de Bell. Cette démarche permettait non seulement de s'assurer que le nouveau système soit rapidement adopté et utilisé, mais garantissait aussi que chaque étape du processus d'approvisionnement des câbles soit prise en considération. Par exemple, dans le passé, l'entrepreneur responsable de l'installation des câbles accumulait à la fin des projets des surplus de câbles dont il n'avait que faire. Avec le nouveau, Bell peut prendre connaissance des surplus et faire retourner les sections et tourets excédentaires à son entrepôt en vue de leur redéploiement dans le cadre d'autres projets. La conception de l'interface utilisateur repose sur un écran unique permettant aux utilisateurs de visualiser le processus d'approvisionnement et de traiter des commandes d'un simple clic de souris.

Le nouveau système contrôle également les quantités excédentaires de câbles commandées pour chaque projet. Bien qu'il soit toujours nécessaire de disposer de certains surplus, la visibilité accrue du processus a permis à Bell de déterminer une proportion de câble additionnel devant être commandé pour chaque projet, et de suivre les quantités effectivement utilisées.

Enfin, dans le but de gérer les changements que devraient vivre les utilisateurs, CGI et Bell ont résolument mis l'accent sur la formation et le soutien. Des membres de l'équipe de projet des deux entreprises ont été dépêchés dans chaque centre de travail pour former personnellement les utilisateurs. De Thunder Bay à Chicoutimi, cette mission a été accomplie grâce à des aide-mémoire, des communications efficaces et un soutien ininterrompu.

La technologie

• SAP R/3
• Module Enterprise Portal de SAP

Les résultats
Le projet a produit des résultats remarquables. Le nouveau système a permis de mettre du matériel en surplus d'une valeur de plus de 6 millions de dollars en évidence et en disponibilité pour réutilisation dans les centres d'entreposage des fournisseurs. La valeur des câbles redéployés depuis lors excède 3 millions de dollars soit une augmentation de 100 % par rapport aux bénéfices prévus au début du projet.

Les segments et tourets de câble et le matériel connexe peuvent désormais être retournés à l'entrepôt et crédités aux projets. Bell peut facilement interroger le système pour localiser les stocks de matériel disponibles chez ses fournisseurs. Enfin, la mise en oeuvre du nouveau système a permis à Bell de réduire les quantités de matériel excédentaire sur les chantiers.

Donald Pumphrey, directeur général - réingénierie du processus d'approvisionnement chez Bell Canada, a résumé les résultats du projet en faisant part de son appréciation de la participation de tous les membres de l'équipe de réalisation : « Ce projet n'aurait pu se réaliser sans les efforts dévoués de toutes les entreprises participant à notre processus d'installation de câbles. Merci pour votre participation déterminante à l'équipe. Grâce à vous, le projet Gestion des stocks de câbles en circulation constituera un modèle pour les initiatives à venir. »