CGI fournit une solution libre-service RH aux employés de Bell Canada

« CGI nous a aidés à réduire sensiblement nos frais en créant des technologies libre-service qui placent le contrôle entre les mains des employés qui sont la source de l'information. »

Robert Turner, premier chef divisionnaire - Services aux employés, Bell Canada

Bell Canada est le plus important fournisseur de services de télécommunications au Canada. Exploitant l’un des réseaux téléphoniques publics commutés les plus robustes et les plus fiables au monde, Bell Canada fournit des services évolués de communication de la voix, des données et des images à des millions de clients d’affaires et résidentiels dans l'ensemble du Canada.

Bell Canada compte environ 44 000 employés et dépend de son système d'information sur les ressources humaines pour le stockage et la tenue à jour des données sur les employés, l'administration des avantages sociaux, le relevé des heures de travail, la gestion des vacances et la production de la paie. Quand Bell a décidé de mettre à niveau son système des ressources humaines pour mieux servir ses employés et l'entreprise, elle voulait également implanter une composante « libre-service des employés », afin de rationaliser le système et de réduire les coûts administratifs. Bell s'est tournée vers CGI pour concrétiser ce projet.

Le défi
L'implantation du libre-service des employés s'est inscrite dans un plus vaste projet de Bell visant à transférer son ancien système RH à la plate-forme RH SAP. Bell souhaitait fournir à tous ses employés un outil qui leur permettrait d'accéder à plusieurs de leurs dossiers RH (p. ex. état civil, relevés de paie, coordonnées), de les consulter et, dans certains cas, de les mettre à jour.

En plus d'offrir aux employés un outil intuitif de niveau international et un sens de l'autonomie vis-à-vis de leur information, la solution fournie permettrait à Bell d'améliorer l'efficacité, de réduire le nombre d'appels administratifs et de demandes de renseignements au bureau central des RH et d'alléger la charge de travail globale de ce groupe, aidant ainsi l'entreprise à atteindre ses objectifs financiers.

Bell a fait appel à CGI pour développer la solution libre-service et l'intégrer à son nouveau système RH SAP. Bell s'est assuré l'aide de PricewaterhouseCoopers dans la conception des processus d'affaires connexes, pour faire en sorte que ces derniers reflètent les meilleures pratiques de l'industrie.

CGI devait veiller à ce que le nouvel outil libre-service des employés soit parfaitement convivial et n'exige aucune formation. L'outil devait aussi avoir une apparence qui corresponde aux autres outils de Bell, tout en étant entièrement sécurisé. Compte tenu du volume de données traité chaque jour et de la diversité de l'effectif de Bell (employés syndiqués, personnel de bureau, cadres), l'un des défis de CGI consistait à relier avec succès sa nouvelle solution libre-service des employés au système et à la base de données RH en constante évolution de Bell.

De plus, avec environ 45 000 ordinateurs utilisant divers navigateurs, CGI devait faire en sorte que le nouvel outil Web soit accessible à partir du plus grand nombre possible de ces postes de travail.

La stratégie
CGI a misé sur sa vaste expertise en technologie et en systèmes RH pour concevoir et mettre en œuvre l'outil libre-service des employés. PricewaterhouseCoopers a apporté au projet ses solides compétences en analyse et en conception de processus d'affaires.

L'équipe du projet a créé un groupe témoin d'employés pour obtenir leurs commentaires sur la conception et les essais du nouvel outil, ainsi que pour l'acceptation des utilisateurs finals. Ces employés, qui représentaient tout un éventail de fonctions à l'échelle du groupe Bell, ont évalué toutes les composantes utilisateurs de la solution libre-service.

« CGI a collaboré étroitement avec nous pour cerner les besoins des employés et nos exigences opérationnelles, a indiqué Robert Turner, premier chef divisionnaire - Services aux employés, Bell Canada. CGI nous a aidés à établir et à exécuter avec succès une stratégie qui s'alignait sur les outils libre-service existants, réduisait au minimum les besoins de formation et maximisait la disponibilité pour les employés. »

Le projet s'est déroulé en parallèle avec l'implantation, dans un plus vaste cadre, du système RH SAP, qui a adopté une approche à plusieurs volets. La première phase a consisté à évaluer et à planifier le projet de façon détaillée. Les processus d'affaires et les environnements techniques existants ont été examinés pour permettre de comprendre le fonctionnement de Bell à ce moment.

La deuxième phase a inclus le processus formel de collecte de données détaillées sur les exigences du système et le processus de conception technique.

La troisième phase a compris le développement et les essais des composantes, les essais d'intégration et un processus détaillé d'essais d'acceptation des utilisateurs. De plus, un mécanisme « feu vert, feu rouge » a été introduit. Ainsi, on s'assurait que non seulement l'équipe du projet se sentait prête à la mise en service, mais que les équipes opérationnelles et de soutien donnaient elles aussi leur aval à l'introduction du système et des nouveaux processus d'affaires.

La phase finale de mise en service s'est déroulée en quatre étapes. L'équipe a décidé d'implanter d'abord la solution dans deux unités d'affaires représentatives – Bell Nexxia et Bell ActiMedia – avant de passer à Bell Canada, Bell Mobilité, Télébec et Northern Telephone à la deuxième étape, à BDI à la troisième étape et à Bell ExpressVu pour terminer.

La technologie

• SAP HR/3
• SAP Business Information Warehouse
• SAP Internet Transaction Server
• SAP Web Application Server
• Système d'exploitation : NT Server
• Base de données Oracle

Les résultats
Bell a fourni à ses employés une application de pointe, à l’image de la réputation d'excellence technologique de l'entreprise, et les employés sont ravis de leur nouvel outil. Pour la première fois, les employés peuvent accéder à leurs dossiers pour les consulter ou les tenir à jour, et aussi visionner leurs relevés de paie d'une manière sécurisée et conviviale.

Bell a sensiblement réduit ses coûts d'impression et de distribution de documents papier à ses employés, tout en rendant la même information accessible de façon plus rapide et plus efficace. Bell a également constaté une réduction du nombre des appels à son bureau des RH, car les employés peuvent maintenant obtenir, en ligne, des réponses à bon nombre de leurs questions administratives. Un an après l'implantation de l'outil libre-service, de nombreux employés disent ne pas croire qu'auparavant, ils recevaient leurs données de paie sur un bout de papier toutes les deux semaines. Ils ont maintenant à portée de la main un historique détaillé de leurs relevés de paie.

En fait, l'outil libre-service est maintenant si largement utilisé et accepté par les employés de Bell qu'il est inclus dans la page d'accueil du portail Bellnet principal des employés – une formidable reconnaissance par le groupe Bell de l'importance de la solution pour son personnel.

« CGI nous a aidés à réduire sensiblement nos frais en créant des technologies libre-service qui placent le contrôle entre les mains des employés qui sont la source de l'information, a conclu M. Turner. Félicitations à CGI. Le libre-service des employés est l'un des outils libre-service les plus utilisés à l'échelle de l'entreprise et est un exemple éloquent de la réussite de notre implantation de la plate-forme RH SAP. »

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