La magie de CGI rend la création de sites intranets simple comme bonjour

«  La solution e-znet, développée par CGI, est sans contredit un produit révolutionnaire qui aidera Bell à asseoir sa réputation en tant qu’entreprise électronique d’avant-garde.  »

Eugene Roman, Vice-président et chef de l’information, Bell Canada

La pierre angulaire de n’importe quel plan de communication avec les employés est le partage de l’information au moment voulu. Mais comment une entreprise comme BCE peut-elle y arriver, quand ses 50 000 employés appartiennent à des douzaines de filiales et divisions réparties d’un bout à l’autre du pays? CGI a conçu une solution appelée e-znet permettant de centraliser l’infrastructure requise pour l’hébergement et la gestion des sites Web, le soutien des produits et la gestion des serveurs. Grâce à e-znet, les employés de Bell ont pu créer plus de 300 sites intranets dont chacun a été conçu et mis en œuvre en quelques heures, plutôt qu’en plusieurs mois.

Le défi
La nécessité de partager l’information au sein de tous les services de la compagnie a donné naissance à un nombre croissant de sites intranets chez Bell. Les coûts associés à la création de ces sites – formation, matériel et consultants – ne cessaient d’augmenter, de même que les incohérences par rapport aux règles de gestion de la marque de la compagnie. Avant que la situation ne dégénère en problèmes, le bureau du chef de l’information de Bell a confié à CGI la mission d’élaborer une solution libre-service rentable pour la création de sites Web qui répondrait de façon efficace et cohérente aux besoins de la compagnie.

Au bureau du chef de l’information, on voulait s’assurer que les différents services n’auraient aucune difficulté à respecter et à comprendre les règles de gestion de la marque de la compagnie. Parmi les différents objectifs visés, mentionnons la possibilité d’afficher l’information rapidement et facilement, d’offrir des services d’hébergement libre-service, de fournir du soutien technique et d’employer une méthode standard pour gérer le site Web. Bien entendu, la question du coût était importante, puisque la plupart des services embauchaient des consultants pour concevoir les sites intranets et former le personnel.

La stratégie
Suite à la première séance de remue-méninges au cours de laquelle est née l’idée de Web Wizard, qui deviendrait plus tard e-znet, un comité de travail Bell-CGI a été formé pour mettre l’idée en action. Les deux entreprises ont travaillé en synergie pour discuter des solutions, des fonctions, de la mise en œuvre, de la migration et des communications. CGI a déployé la première version en un temps record : trois mois seulement. L’équipe de Bell a participé activement à tous les aspects des phases de conception et de test.

L’équipe conjointe savait que le produit devrait répondre à des besoins très précis. Il fallait que la solution permette aux utilisateurs de créer et de concevoir leurs sites Web en très peu de temps, tout en respectant l’identité visuelle de la compagnie; qu’elle offre une méthode systématique d’accès en mode descendant pour faciliter la mise à jour du contenu; qu’elle procure à Bell les outils nécessaires pour personnaliser l’apparence des sites Web au moyen de modèles de pages d’accueil et de styles; et qu’elle génère des données de facturation détaillées pour permettre une facturation souple basée sur des critères prédéfinis.

Immédiatement après la séance de remue-méninges, e-znet est né. Totalement autonome, e-znet est un outil libre-service de création de sites Web d’entreprise à l’intention des utilisateurs non techniques. Il s’agit d’une solution intégrée d’hébergement de sites Web incluant la gestion du contenu, la sécurité des sites, une interface utilisateur personnalisable et un ensemble d’outils simplifiés en français et en anglais. Tout en étant d’une grande souplesse, e-znet applique les règles de gestion de la marque de l’entreprise en générant les sites Web à partir de modèles. préapprouvés. Le produit peut être adapté à une autre entreprise ou division au sein de la famille Bell, car e-znet permet de créer de nouveaux modèles conformes à des objectifs de communications spécifiques.

• Les données, les règles de sécurité et le contenu du site sont stockés dans une base de données MS-SQL
• De multiples formats de contenu sont acceptés : fichiers audio-vidéo, documents Microsoft Office et Adobe, etc.
• Web Wizard permet l’importation de divers types de documents (MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint, etc.) qui sont convertis en HTML au moment de l’exécution ou peuvent être téléchargés
• Des serveurs Intel exécutent les logiciels Windows, Internet Information Server (IIS) et Microsoft SQL Server
• L’architecture Microsoft Windows DNA (Distributed InterNet Application) supporte les outils de recherche, d’administration et de gestion d’objets provenant de développeurs indépendants
• Le produit fini est une application Web qui active des fonctionnalités locales avec Active Server Pages, VBScript, JavaScript, HTML et DHTML. Le tout peut être visualisé au moyen d’un navigateur Web ou d’un moteur de conversion HTML.

Les résultats
Quand on considère qu’il faut maintenant une demi-journée pour concevoir et mettre en œuvre un site intranet, par rapport à deux mois ou plus auparavant, il est difficile de ne pas convenir que le projet est un succès. Pour s’en convaincre davantage, il suffit d’ajouter les économies initiales de 6 millions de dollars prévues la première année.

Eugene Roman, vice-président et chef de l’information chez Bell Canada, ne tarit pas d’éloges. « La solution e-znet est sans contredit un produit révolutionnaire qui aidera Bell à asseoir sa réputation en tant qu’entreprise électronique d’avant-garde. Elle nous permettra également de consolider notre savoir-faire comme membres d’une compagnie Internet de premier plan. »

Avec e-znet, la famille Bell dispose d’un outil qui responsabilise les employés en plus de les informer de façon rapide et efficace. Plus besoin de formation HTML, de consultants et de matériel additionnel pour garder le contact. e-znet leur fait gagner du temps pouvant servir à constituer et à développer du contenu plutôt que des sites Web.