CGI fournit à Bell une véritable solution libre-service pour les ressources humaines

« Nous avons reçu d'excellents commentaires des utilisateurs, car le Libre-service ressources humaines est un outil innovateur et très convivial. C'est un excellent exemple de simplification des processus. »

Johanne Boudreau, chef divisionnaire adjointe - ressources humaines SI/TI

Bell Canada est le plus important fournisseur de services de télécommunications au Canada. Exploitant l’un des réseaux téléphoniques publics commutés les plus robustes et les plus fiables au monde, Bell Canada fournit des services évolués de communication de la voix, des données et des images à des millions de clients d’affaires et résidentiels dans l'ensemble du Canada.

Bell Canada compte environ 44 000 employés et dépend de son système d'information sur les ressources humaines pour le stockage et la tenue à jour des données sur les employés, l'administration des avantages sociaux, le relevé des heures de travail, la gestion des vacances et la production de la paie.

Le défi
Bell cherchait un moyen de rationaliser son système d'administration des RH et d'utiliser la technologie afin de réduire le nombre des interventions manuelles requises pour entrer et modifier des données RH dans le système RH SAP. Elle voulait permettre à ses cadres sur le terrain, et à leurs adjoint(e)s, d'entrer des modifications qui seraient validées et affichées automatiquement.

Auparavant, ces modifications devaient être envoyées à un représentant des ressources humaines, qui devait valider l'information et l'entrer dans le système. Bell avait préparé un dossier commercial et prévu le nombre de transactions par mois qui pourraient être éliminées, ainsi que le nombre de personnes qui pourraient être réaffectées, grâce à l'adoption d'un système plus efficace. Bell voulait aussi implanter le nouveau système dans toutes les entreprises de l'organisation, y compris Bell Mobilité, Bell ExpressVu, Bell Distribution inc., Northern Telephone et Bell Nordiq.

Les principales transactions que l'entreprise voulait automatiser concernaient l'embauche, les changements de postes, le retour au travail, l'état d'incapacité et la reclassification. Même si la plate-forme SAP offrait un produit libre-service pour les cadres, celui-ci était basé sur le traitement manuel des transactions par le groupe des RH et, par conséquent, ne répondait pas complètement aux besoins de Bell.

CGI a proposé de créer un produit entièrement nouveau utilisant des règles de validation pour assurer que toutes les transactions soient soumises à un processus d'approbation efficace et automatique. Le projet Libre-service ressources humaines (LSRH) présentait un défi en matière de formation (nécessité de former des centaines d'utilisateurs), ainsi qu'un défi technologique lié à la nécessité de soumettre la solution à des essais rigoureux avant son implantation.

La stratégie
Le fait que CGI ait une connaissance approfondie du système SAP s'est révélé crucial, le nouveau système devant accéder de façon transparente aux portails SAP existants afin d'offrir aux utilisateurs un outil à la fois efficace et facile à utiliser.

CGI a commencé par constituer une équipe relativement restreinte d'experts du système SAP, des applications Java et des essais de systèmes. SAP a fourni de l'information à CGI pour l'aider à valider ses plans et à élaborer une application Java répondant aux exigences de Bell. Grâce à sa vaste connaissance fonctionnelle de la technologie SAP et de la plate-forme RH SAP, CGI était le partenaire idéal pour ce projet.

Après avoir préparé un prototype pour assurer que le système soit conforme aux plans, CGI a présenté ce dernier à Bell, qui a désigné sa propre équipe d'experts de haut niveau pour travailler en étroite collaboration avec CGI. Le travail d'équipe et la communication qui en ont résulté se sont révélés d'importants facteurs de réussite du projet. Grâce à cette synergie CGI/Bell amenant tous les participants à travailler comme une équipe unique, toutes les exigences étaient claires à chacune des étapes du processus. Le personnel de Bell a pris en charge les aspects liés à la gestion du changement et à la formation, tandis que CGI a géré toutes les composantes techniques du mandat, y compris toutes celles touchant la formation des utilisateurs.

De multiples essais ont été effectués pour couvrir l'ensemble des permutations et combinaisons correspondant aux exigences de Bell, et le déploiement a été mené par étapes pour permettre de repérer et de régler les problèmes rapidement. Des réunions « feu vert/feu rouge » étaient amorcées plusieurs semaines avant l'entrée en service, afin que tous les groupes soient au courant des enjeux et pour faciliter le processus décisionnel de mise en service.

« J'ai senti que la majorité des ressources de CGI associées à notre projet étaient entièrement vouées au déploiement d'un excellent produit et étaient fières du travail que nous avons accompli », a déclaré Enza Bifolchi, qui occupait le poste de chef divisionnaire adjointe - ressources humaines SI/TI de Bell Canada durant la plus grande partie du projet.

La technologie

• SAP R/3
• Portail SAP
• Java
• BAPI

Les résultats
Le Libre-service ressources humaines a été livré à temps, en respectant le budget, et s'est mérité des commentaires élogieux des utilisateurs de Bell. Des transactions qui exigeaient auparavant deux jours ne prennent maintenant que quelques secondes. Les déploiements se sont faits en douceur grâce à un plan de conversion détaillé qui a aidé à contrôler les activités de démarrage.

La solution a fait l'objet d'essais exhaustifs pour assurer sa conformité avec les besoins des utilisateurs et, après 18 mois d'exploitation, Bell n'avait demandé aucune modification. En fait, Bell prévoit progressivement mettre hors service d'autres applications afin de mettre à contribution sa nouvelle solution et de l'appliquer à un plus grand nombre de transactions. CGI continue d'assurer le soutien de la solution.

« Nous avons reçu d'excellents commentaires des utilisateurs, car le LSRH est un outil innovateur et très convivial. C'est un excellent exemple de simplification des processus », a conclu Johanne Boudreau, l'actuelle chef divisionnaire adjointe - ressources humaines SI/TI de Bell Canada.

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