Les tribunaux des États-Unis augmentent leur efficacité et réduisent leurs coûts grâce aux services gérés et à la solution Momentum^® de CGI

On fait souvent référence aux tribunaux des États-Unis comme étant les gardiens de la Constitution car leurs décisions protègent les droits et libertés qu'elle garantit. Pour soutenir cette mission cruciale, l’Administrative Office of the U.S. Courts, ou AOUSC, (organisme administratif des tribunaux des États-Unis) fournit une vaste gamme de services de communication, de services administratifs, juridiques, techniques et autres qui allègent la charge de travail de milliers de personnes œuvrant dans les tribunaux.

Parmi ses nombreuses fonctions, l’AOUSC voit à l’élaboration et à la gestion du budget du système judiciaire, à la vérification des dossiers financiers des tribunaux, à la gestion du service de la paie du système judiciaire et des programmes de ressources humaines, gère les programmes d’automatisation et des technologies de l’information du système judiciaire et procède à la cueillette et à la justification des sanctions pécuniaires.

Le défi
En 1996, l’AOUSC adopte la solution de gestion financière Momentum® de CGI que les tribunaux renomment Financial Accounting System for Tomorrow, ou FAS4T (système de comptabilité financière de demain). Installé à chacun des 94 sites des tribunaux, le FAS4T a permis à ces derniers de normaliser les processus de gestion financière. Il a également amélioré la capacité de l’AOUSC à soumettre au Trésor public des rapports exacts, en temps opportun.

Cependant, avec le temps, l’installation du FAS4T à chacun des sites des tribunaux a engendré des défis distincts. Alors que l’AOUSC faisait parvenir régulièrement des mises à jour et des retouches aux tribunaux, chaque tribunal décidait d’installer ou non les nouvelles versions. En fin de compte, une gamme de versions du FAS4T étaient utilisées, entraînant des problèmes de configuration et de gestion du serveur. L’AOUSC a dû alors faire face à un nombre croissant de demandes de réconciliation des multiples versions du FAS4T et de gestion de l’exactitude et de la fiabilité de ses données.

En outre, chaque district élaborait et gérait son propre plan de sauvegarde et de récupération. Après l’ouragan Katrina, qui a ébranlé le fonctionnement des tribunaux à la Nouvelle-Orléans, à Baton Rouge et à Houston, l’AOUSC a compris que l’élaboration d’un plan détaillé de reprise après sinistre et de continuité de service était nécessaire afin de permettre aux tribunaux de bien fonctionner et de respecter leurs engagements envers les citoyens.

Étant donné les coûts importants et les problèmes de configuration liés au maintien du FAS4T dans 94 sites, le tout associé aux contraintes budgétaires typiques du gouvernement fédéral et à ses mandats exigeant de « faire plus avec moins », l’AOUSC était prête à adopter une approche proactive et centralisée relativement à la gestion de ses opérations financières et de ses autres opérations. L’AOUSC pourrait ainsi également concentrer davantage ses efforts sur la sécurité et la continuité des opérations au profit des tribunaux.

La stratégie
Pour répondre à ces défis, en 2004, la Judicial Conference of the United States a approuvé un programme à l’échelle des tribunaux des États-Unis visant à améliorer la qualité du service et à consolider et à normaliser les applications des fournisseurs externes. La stratégie ayant pour but de profiter d’un meilleur rapport qualité-prix et d’améliorer les services a permis à l’AOUSC de considérer procéder à des arrangements de services gérés par des fournisseurs tiers.

En 2005, après la tenue d’un processus concurrentiel, l’AOUSC a décerné un contrat à CGI pour que celle-ci devienne le fournisseur de services gérés en ce qui a trait à l’application de gestion financière FAS4T. L’expérience de CGI en gestion de centres de données et en hébergement ainsi que sa connaissance des besoins d’affaires des tribunaux des États-Unis a mené à l’élaboration d’une stratégie à long terme visant l’atteinte des objectifs de la conférence.  

La première phase d’action découlant de cette stratégie est en cours de réalisation alors que CGI travaille à normaliser les versions du FAS4T utilisées par les tribunaux et à gérer les serveurs du système au sein du centre des données de CGI. Cette opération est réalisée par « vagues » de neuf à dix tribunaux. L’étape pilote de « démonstration de faisabilité » a concerné dix tribunaux. Les résultats ont été immédiats et explicites : le rendement du système s’est accru de façon notable alors que l’offre de disponibilité est demeurée importante. De plus, de nouveaux services, comme un programme de sécurité imposant et un programme de reprise après sinistre, ont été mis en place. En conséquence, CGI effectue la migration des opérations du FAS4T à partir de tous les autres tribunaux.  

À compter du 1^er mars 2008, 63 % (59) des tribunaux fonctionnaient dans le cadre du nouvel environnement plus performant chez CGI, les tribunaux restants étant en voie de terminer leur migration pour mai 2008. Les tribunaux se joignent à plus de 50 autres organismes fédéraux, y compris la General Services Administration, qui sont soutenus par les systèmes financiers opérationnels du centre des services partagés de CGI aux États-Unis. Cette phase du projet s’est terminée à la fin de 2008 et a résulté en une application FAS4T normalisée et en un environnement serveur parfaitement rationalisé. Les 94 serveurs individuels antérieurs ont été remplacés, dans le cadre d’une architecture renouvelée, par 19 serveurs ultramodernes au centre de traitement sécurisé de CGI à Phoenix.

Conjointement à la phase initiale, CGI a également reçu le mandat distinct de remplacer le système de comptabilité de l’AOUSC, âgé de 20 ans, par le progiciel de gestion intégré (PGI) Momentum^® de CGI, ce qui lui a permis de moderniser ses opérations de gestion financière et d’être totalement compatible avec les tribunaux. On a également demandé à CGI d’héberger ces systèmes.

La deuxième phase du projet consistera à fusionner les multiples instances du FAS4T des tribunaux en une seule base de données et une seule instance du FAS4T. Toujours en se fondant sur le logiciel Momentum^® de CGI, le robuste module de sécurité du FAS4T’s garantira que les tribunaux auront accès uniquement à leurs propres données, ce qui représente une caractéristique importante pour les tribunaux. CGI travaille à la conception d’une solution qui permettra d’isoler les données de chaque tribunal une fois la fusion des bases de données terminée; les données seront ainsi cloisonnées et accessibles uniquement par le tribunal auquel elles appartiennent.

Au cours de la troisième et dernière phase, le FAS4T sera mis à jour conformément à la version la plus récente, permettant à l’AOUSC et aux tribunaux de profiter d’un certain nombre de caractéristiques Web fonctionnelles qui respectent les normes de sécurité accrues et permettent de mener à bien les mandats internes de plus en plus exigeants quant aux contrôles internes et à la reddition de comptes. Lors de cette phase, on procédera également à la fusion des bases de données des tribunaux avec celles de l’AOUSC afin de créer un seul système intégré de gestion financière.

Les résultats
Les tribunaux dont les versions communes normalisées du FAS4T fonctionnent sur les serveurs du centre de traitement de CGI signalent un rendement et des processus grandement améliorés. L’environnement des services gérés procure également une capacité éprouvée quant à la reprise après sinistre et à la continuité de service ainsi qu’un environnement opérationnel sécurisé. Ce nouveau système permet à l’AOUSC d’améliorer les processus de gestion financière et de mettre l’information à la disposition d’un grand nombre d'utilisateurs.

Alors que les tribunaux restants poursuivent leur migration vers le système et les serveurs normalisés, l’AOUSC s’attend à réaliser des économies considérables. Elle s’attend également à une amélioration de la qualité du service grâce à cet environnement centralisé des services gérés.  

Les tribunaux peuvent également être assurés de profiter d'une TI de grande qualité. Le plan d’évolution technologique de CGI permet aux clients de mettre à niveau leur matériel tous les trois ans, avant que les systèmes ne deviennent obsolètes ou problématiques.  

Conclusion : Grâce à cette initiative, les tribunaux des États-Unis comptent sur CGI pour qu’elle leur fournisse les systèmes qui géreront les transactions liées à leur mission et les transactions financières. Ainsi, les tribunaux peuvent concentrer leurs efforts sur l’administration de la justice.