L'État du Maine améliore l’efficacité et le contrôle

Le défi

Bien qu’il soit un client de la solution de gestion financière CGI Advantage depuis 1989, l’État du Maine maintient un grand nombre de systèmes sources relatifs à l'organisme, qui contribuent de façon importante à la saisie de données redondantes, à un traitement lent et à un manque d’information opportune.

Par la modernisation de ses processus, l’État du Maine se proposait de consolider ses systèmes et de rationaliser ses processus, les menant sur la bonne voie vers une plus grande efficacité et un meilleur contrôle. En 2005, il a choisi de mettre à niveau son système pour une solution fondée sur le Web CGI Advantage afin d’avoir un environnement de finances, de budgétisation et d’approvisionnement centralisé et intégré.

La stratégie

Le projet a commencé en avril 2005 pour la mise en oeuvre d’une solution de gestion des finances, y compris la gestion des biens, l’approvisionnement et le service VSS (Vendor Self Service). L’analyse initiale portait sur ses processus d’affaires, notamment le flux de papier entre les organismes et le bureau centralisé des Finances et l’utilisation de systèmes sources. En travaillant en étroite collaboration avec chaque organisme, il pourrait tirer parti de la fonctionnalité originale ainsi que des formulaires en ligne et du flux de travail automatisé pour s’attaquer aux processus papier et à l’entrée de données redondantes.

Un plan comptable centralisé et des structures budgétaires adaptables permettraient à l’équipe d’équilibrer la surveillance requise par le bureau des Finances, l'organisme contrôlant le budget établi pour les projets internes et les subventions ainsi que l’inscription des fournisseurs.

Pour ce qui est de l’accès à l’information, l’État du Maine a évalué son processus de déclaration exigeant en main-d’œuvre et étudié comment le passage à des données et à des demandes en temps réel et un zoom avant sur le bureau de l’utilisateur pourraient permettre d’obtenir les bons renseignements au bon moment.

Les résultats

L’État du Maine a mis son projet en action dans le respect des échéances et dans le budget en juillet 2007, réalisant sa mission de mettre en place un système centralisé de finances, de budgétisation et d’approvisionnement. De nos jours, plus de 139 organismes, y compris le département de l’Éducation, la Protection de l’environnement, le département des Ressources humaines, le département du Travail, le département des Transports, le Trésorier de l’État et la Sécurité publique, utilisent la solution de gestion des finances centralisée CGI Advantage, permettant d’obtenir les avantages suivants :

• Source unique de vérité financière avec un système centralisé;
• Données financières et de budgétisation en temps réel avec affichage synchronisé;
• Amélioration de l’accès aux renseignements par des mises à jour en temps réel, des demandes de données et un zoom avant sur le bureau de l’utilisateur;
• Paiements fiables plus rapides, sans rejets à rapprocher;
• Réduction du nombre de systèmes sources dépendants d’un organisme;
• Meilleure opérabilité avec d’autres systèmes à l'échelle de l’État automatisant les interfaces pour accélérer le processus de vérification, d’approbation et de traitement;
• Élimination de dizaines de milliers de pièces de papier par l’automatisation des systèmes, du flux de travail et du processus d’approbation et l’utilisation de formulaires en ligne;
• Réduction des coûts d’impression des rapports, d’entreposage et de distribution
• Augmentation de l’autorité de surveillance centrale;
• Meilleur contrôle de l'organisme et plus grande exactitude des données, moins de dépendance envers le système central des Finances;
• Plus grande souplesse pour apporter des ajustements afin de s’adapter rapidement au changement;
• Réduction des systèmes sources, y compris l’inscription des fournisseurs, le traitement des offres, l’attribution des contrats et les systèmes de paiement, éliminant l’entrée de données redondantes et améliorant l’exactitude des renseignements;
• Réduction du rapprochement manuel;
• Accélération du processus d’approbation;
• Meilleure réponse des fournisseurs aux sollicitations, meilleur contrôle sur les règles régissant les offres.

Amélioration continue

« Le projet de mise à niveau a aidé à renforcer la direction que le contrôleur a décidé de prendre avant même que nous ayons commencé, dit M. Cotnoir. Il a aidé à soutenir nos objectifs en vue d’un système de finances et d’approvisionnement intégré, et il a établi la base de nos futurs plans d’intégration des RH et de la paie. »

Télécharger le PDF