Savoir-faire

CGI et Bell Distribution inc. réalisent une première en matière de mise en œuvre d’applications SAP en Amérique du Nord

« CGI nous a permis de réaliser d’importantes réductions de coûts en nous dotant d’outils plus efficaces de gestion des stocks dans notre entrepôt et nos magasins. Nous avons ainsi été en mesure de réduire considérablement le capital investi en marchandises. »

Phil Smith, Premier chef divisionnaire – SI-TI, Bell Distribution inc.

Le client
Bell Canada est le plus important fournisseur de services de télécommunications au Canada. L’entreprise exploite l’un des réseaux téléphoniques publics commutés les plus robustes et les plus fiables au monde grâce auquel elle fournit des services évolués de transmission de la voix, de données et d’images à des millions de clients d’affaires et résidentiels à la grandeur du Canada. Par l’intermédiaire de sa division Bell Distribution inc. (BDI), Bell dispose également de nombreux magasins de détail partout au Canada. Certains de ces magasins sont exploités par l’entreprise et d’autres, par des franchisés. Ils offrent la gamme complète des produits Bell, notamment des téléphones et des services téléphoniques filaires et mobiles, le service Internet Sympatico et les services de radiodiffusion directe par satellite Bell ExpressVu.

Le défi
Le groupe d’entreprises Bell utilise la gamme de logiciels SAP pour l’exécution de multiples fonctions de gestion. Avec la croissance de BDI, il était toutefois devenu évident que cette division devait se doter d’une solution davantage axée sur le commerce de détail qui répondrait à ses besoins actuels et futurs. La solution SAP originale ne prenait en charge que les fonctions de distribution en gros, et BDI désirait faire la transition vers un environnement de distribution multicanaux entièrement intégré. En 2001, CGI a accepté de relever le défi de convertir le système SAP standard de BDI en un système SAP Vente au détail.

Ce projet constituait la première tentative de conversion d’un système SAP standard opérationnel en une application SAP Vente au détail en Amérique du Nord. Une expertise SAP particulière était nécessaire pour mener à bien une telle entreprise. Outre les défis techniques inhérents à la conversion du système SAP, l’équipe de projet devait aussi réaliser un mandat de réorganisation, car BDI désirait passer d’un environnement de vente en gros à un environnement de commerce de détail. CGI devait donc collaborer avec l’entreprise pour mettre au point de nouveaux processus d’affaires.

La croissance de BDI, qui avait déclenché le projet de conversion à SAP Vente au détail, comportait aussi son lot de défis. Par exemple, les membres du personnel de BDI étaient très absorbés par leurs tâches courantes, et les spécialistes de CGI devaient déterminer et respecter les contraintes de temps engendrées par cette situation. De plus, comme le quatrième trimestre constitue la période au cours de laquelle BDI enregistre ses revenus les plus substantiels, la majorité des activités d’essai et de déploiement devait être exécutée avant ou après cette période.

La stratégie
Grâce à l’appui sans réserve des parrains du projet au sein de la haute direction de BDI, les membres de l’équipe de CGI ont pu créer une alliance solide avec leurs homologues de BDI. Ce partenariat a rendu possible un partage inestimable de connaissances sur les fonctionnalités de SAP et sur les processus de BDI. CGI a également appliqué ses processus certifiés ISO 9001 à la réalisation du mandat pour assurer une gestion efficace de la portée, de l’échéancier et du budget du projet.

CGI et BCI ont commencé par scinder ce projet complexe en quatre phases. Les partenaires considéraient que cette approche offrait le meilleur soutien à l’expansion de BDI touchant les magasins exploités par l’entreprise, les concessionnaires d’envergure locale, les commerces exploités en franchise, les détaillants d’envergure nationale (tels que Future Shop et Business Depot/Bureau en gros), de même que les ventes en ligne effectuées sur le site Web Bell.ca. CGI a aussi conclu une entente de partenariat avec SAP Canada dans le but d’offrir aux membres de l’équipe de projet une formation personnalisée sur la solution SAP Vente au détail.

« CGI a utilisé SAP Vente au détail pour créer une assise solide à partir de laquelle nous avons poursuivi le développement de notre entreprise, a déclaré Diana Tripp, gestionnaire – processus logistiques et d’affaires BDI/SAP chez BDI. CGI est parvenue à intégrer notre stratégie de tarification complexe et nos modèles d’analyse des revenus dans le système. La méthodologie appliquée par les membres de CGI pour gérer le projet a aussi constitué un facteur clé de réussite. »

Les quatre phases du projet ont été : 1) la planification de la structure du réseau commercial, de la hiérarchie des catégories de marchandises et des exigences; 2) la planification des points de commande, l’évaluation des fournisseurs, la vérification des factures de logistique; 3) l’ensemble des aspects touchant les points de vente exploités par l’entreprise, tels que leur conversion de l’état de « clients » à celui de « magasins », la transmission des données des ventes et des transactions des terminaux de point de vente (PDV) à SAP, et la communication des changements aux listes de produits et de prix de SAP aux terminaux PDV; 4) la planification des marchandises et de l’assortiment. « Nos équipes ont collaboré très étroitement en appliquant une approche intégrée, a expliqué Phil Smith, premier chef divisionnaire – SI-TI chez BDI. Nos compétences se complétaient mutuellement pour faciliter la livraison de la solution à l’entreprise. »

La technologie

• Base de données : Oracle
• Systèmes SAP standard et SAP Vente au détail

Les résultats
Même s’il comptait plusieurs phases et s’étendait sur plusieurs années, le projet a été complété à temps et en respectant l’enveloppe budgétaire globale qui lui avait été allouée. En réalisant cette première conversion d’un système SAP standard à un système SAP Vente au détail en Amérique du Nord, CGI a fourni à BDI une solution intégrée de vente au détail grâce à laquelle l’entreprise dispose des fonctionnalités évoluées de commerce de détail, de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de planification du matériel et de l’assortiment.

« La réussite du projet est en grande partie attribuable aux connaissances approfondies des membres de l’équipe conjointe CGI-BDI, ainsi qu’à l’esprit de camaraderie qui s’est vite installé entre eux, a ajouté M me Tripp. Nous avons réduit nos pertes de marchandises de façon très substantielle; elles se situent maintenant à un niveau équivalent au dixième de la moyenne de l’industrie. Ceci correspond à des économies de plusieurs millions de dollars. »

Phil Smith a abondé dans le même sens. « CGI nous a permis de réaliser d’importantes réductions de coûts en nous dotant d’outils plus efficaces de gestion des stocks dans notre entrepôt et nos magasins, a-t-il conclu. Nous avons ainsi été en mesure de réduire considérablement le capital investi en marchandises. »