Transformation d’anciens processus liés aux finances, à la planification budgétaire, à l’approvisionnement et aux ressources humaines grâce à la solution ERP Advantage^MD de CGI

Toujours classé en tête des meilleurs endroits où vivre aux États-Unis, Wake County se situe au deuxième rang des comtés les plus peuplés de la Caroline du Nord. Wake County fait partie des 22 comtés du pays auxquels les trois principales agences de notation ont attribué la cote AAA. Ce comté de plus de 900 000 habitants compte environ 4 000 employés. Son budget d’exploitation est de 1 milliard de dollars, et son et plan d’immobilisations sur sept ans totalise 1,2 milliard de dollars.

Le défi

L'ancien système de finances de Wake County (système FAMIS) était fondé sur une technologie centrale qui était arrivé à la fin de sa durée de vie utile, et Tier Technologies n’était pas en mesure de fournir une feuille de route pour FAMIS au comté. Celui‑ci était donc préoccupé par le besoin imminent de remplacer son système désuet et d’avoir recours aux nouvelles technologies. Le comté a également évalué ses autres systèmes, notamment les systèmes ADPICS (approvisionnement), BPREP (budget) et Genesys (ressources humaines et paie). Cela lui a permis de cerner plusieurs entraves importantes à sa capacité de mener ses activités de façon rentable sur le plan fiscal et de faire des économies :

• Absence d’intégration entre les systèmes, entraînant la double entrée de données et la multiplication des obstacles à contourner.
• Inefficacité des processus et problèmes d’intégrité des données causés par le traitement manuel.
• Existence de plusieurs systèmes autonomes compensant le manque de fonctionnalité et de technologies modernes.
• Sécurité limitée et manque d’attributs généraux pour soutenir les changements.

Le comté a reconnu que le maintien de ses activités complexes et son positionnement en vue d’un changement nécessiteraient un nouveau système intégré conçu en fonction des besoins des gouvernements, qui serait fondé sur une technologie moderne et doté d’un entrepôt de données centralisé et d’une interface conviviale. De plus, l’entretien de ce système devait être peu coûteux. Il devait également durer très longtemps et offrir la possibilité d’une mise à niveau pour répondre aux besoins changeants propres aux gouvernements.

Afin d’atteindre ses objectifs, le comté s’est lancé à la recherche d’un partenaire de services de programmation et de mise en œuvre d’un système intégré de finances, de planification budgétaire, d’approvisionnement, de ressources humaines, de paie et de veille stratégique qui aurait une vaste expérience de collaboration avec les gouvernements.

« Nous avons fait une évaluation poussée de toutes les solutions offertes sur le marché à l’heure actuelle », déclare Lib Wanner, dirigeante principale de l’information. « La solution Advantage de CGI était celle qui nous convenait le mieux sur le plan de la fonctionnalité, de l'expérience du marché du secteur public et du rapport rendement-coût. »

La solution

Au terme d’un processus détaillé comprenant l’évaluation de tous les principaux concurrents du marché, le comté a choisi CGI et la solution ERP Advantage de CGI en décembre 2006. La solution de CGI, qui répondait à 98 % de ses besoins, offrait la technologie moderne et toutes les fonctionnalités nécessaires pour éliminer les processus manuels et la duplication et, en fin de compte, pour mieux appuyer les activités liées au gouvernement en sortant des sentiers battus.

La solution de CGI, qui a remplacé les systèmes FAMIS, BPREP, ADPICS et Genesys du comté, comprend ce qui suit :

• Gestion des finances : système de base, gestion des avoirs, projets et subventions
• Approvisionnement : professionnel
• Planification budgétaire : élaboration de budget, prévision des salaires et des avantages sociaux, publication de carnet de planification budgétaire
• Gestion des ressources humaines : système de base, gestion des postes, recrutement et dotation en personnel, administration des avantages sociaux, gestion des heures et des présences, paie, libre-service pour les employés
• Veille stratégique

Le projet a été lancé en avril 2007 en commençant par un examen détaillé des besoins du comté en matière de programmation. Un des constats du comté était que presque 80 % de ses données provenait de systèmes différents, sans historique de vérification.

En décembre 2007, le comté a lancé la première phase du projet, soit le service de budgétisation au rendement de CGI, suivi du lancement de la solution de gestion financière Advantage de CGI en mars 2008 et de la solution de gestion des ressources humaines et de paie Advantage de CGI en mars 2010. 

Les avantages

Avantages dont le comté a pu tirer parti jusqu’à ce jour :

• Élimination des coûts liés à l’utilisation du papier et à la distribution
• Élimination de l'entrée de données redondantes et de la duplication des tâches, ce qui représente un gain de milliers d’heures de travail
• Uniformité des données, exactitude et fiabilité de la vérification
• Automatisation des processus administratifs exigeant bon nombre de formalités administratives, comme l’examen et l’approbation des contrats
• Amélioration de l’accès à l’information, par exemple les dépenses liées aux programmes et aux services dans chaque unité administrative
• Productivité accrue grâce à l’accélération de la navigation et de l’entrée des données et à la personnalisation
• Simplification de la production de rapports grâce à des modèles faciles à adapter enregistrés sur le bureau
• Responsabilité et contrôle budgétaire accrus en ce qui a trait aux fonds
• Élimination des coûts de soutien et d’entretien associés à la personnalisation, aux systèmes auxiliaires et au rapprochement exigeant beaucoup de travail
• Réduction du temps consacré à la compilation du carnet de planification

• budgétaire une fois les derniers changements apportés (de deux jours à deux minutes)
• Amélioration de la sécurité grâce à un guichet unique pour les changements et la gestion
• Amélioration de la gestion des postes grâce à une souplesse qui permet de faire facilement un suivi des postes surnuméraires et des dates de fin d’affectation aux postes visés par une subvention
• Feuilles de temps et formulaires d’adhésion au programme d’avantages sociaux électroniques (élimination du processus papier).

cgiadvantage@cgi.com

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